Stok Masih Ada, Kapan Pengiriman Ulang Perlu Dijadwalkan?

Papandayan Cargo – Persediaan di gudang cabang masih mencukupi, tetapi kebutuhan pengiriman berikutnya sudah mulai terlihat. Bagi perusahaan yang mendistribusikan barang antarpulau, kondisi ini justru menjadi waktu yang tepat untuk mengevaluasi jadwal pengiriman sebelum pilihan layanan semakin terbatas.

Keputusan pengiriman ulang tidak cukup didasarkan pada jumlah stok yang tersisa. Tim Supply Chain perlu mengetahui kapan barang pengganti harus tersedia, kapan gudang pusat mampu menyiapkannya, serta berapa lama proses distribusi berlangsung.

Pengiriman ulang sebaiknya mulai direncanakan ketika kebutuhan replenishment dapat diperkirakan, bukan menunggu persediaan mendekati habis. Dengan begitu, perusahaan memiliki waktu untuk membandingkan layanan, menyiapkan barang, dan mengendalikan biaya distribusi.

Dari Batas Stok ke Jadwal Pengiriman

Dalam manajemen persediaan, reorder point (ROP) digunakan untuk menentukan kapan perusahaan perlu memicu pengisian ulang stok.

Rumus sederhananya:

Reorder Point = (Kebutuhan harian × Total lead time replenishment) + Safety stock

Sebagai ilustrasi, sebuah distributor memiliki kebutuhan rata-rata 20 koli per hari. Total waktu pengisian ulang diperkirakan 10 hari, sementara perusahaan menetapkan stok pengaman sebesar 60 koli.

Ketika posisi persediaan mencapai 260 koli, proses pengisian ulang perlu dipicu sesuai kebijakan perusahaan.

Namun, reorder point bukan tanggal keberangkatan cargo maupun jumlah barang yang otomatis harus dikirim. Jumlah pengiriman perlu dihitung berdasarkan target persediaan, proyeksi permintaan, pasokan yang sudah dipesan, serta kapasitas penerimaan gudang tujuan.

Sementara itu, jadwal keberangkatan ditentukan dengan menghitung mundur dari tanggal barang dibutuhkan, setelah memperhitungkan kesiapan barang dan estimasi layanan pengiriman.

Angka dalam simulasi merupakan ilustrasi, bukan data operasional atau estimasi layanan Papandayan Cargo.

Menghitung Mundur dari Target Penerimaan Barang

Bagi Logistics Manager, tanggal paling penting bukan selalu tanggal barang berangkat, melainkan kapan kiriman harus tersedia di gudang tujuan.

Misalnya, sebuah cabang membutuhkan tambahan stok paling lambat tanggal 20. Tim logistik perlu memeriksa kapan barang di gudang pusat siap diberangkatkan, pilihan layanan yang tersedia, serta waktu yang dibutuhkan hingga barang diterima di cabang.

Perhitungan ini harus memisahkan waktu persiapan internal dengan waktu pengiriman cargo agar jadwal yang disusun sesuai dengan kebutuhan operasional.

Setelah tanggal kesiapan barang diketahui, langkah berikutnya adalah mencocokkan kebutuhan waktu penerimaan dengan layanan yang tersedia pada rute tujuan. Misalnya, untuk kebutuhan ekspedisi Jakarta Pontianak, perusahaan perlu mempertimbangkan karakter barang, volume kiriman, dan pilihan layanan sebelum menentukan jadwal pengiriman. 

Dengan demikian, perusahaan dapat menilai apakah pengiriman reguler masih memenuhi kebutuhan distribusi atau perlu mempertimbangkan layanan alternatif agar ketersediaan stok tetap terjaga.

Memilih Layanan Cargo Berdasarkan Kebutuhan Distribusi

Setelah batas waktu penerimaan diketahui, tantangan berikutnya adalah memilih layanan yang seimbang antara waktu, biaya, dan kebutuhan operasional.

Tidak semua kiriman memerlukan layanan tercepat. Untuk pengiriman rutin yang sudah direncanakan, pilihan reguler dapat dievaluasi terlebih dahulu. Sebaliknya, barang prioritas dengan kebutuhan penerimaan lebih ketat mungkin memerlukan alternatif moda atau layanan yang berbeda.

Di sinilah kebutuhan Supply Chain dan Procurement saling berkaitan.

Supply Chain memastikan layanan mendukung kontinuitas distribusi, sementara Procurement mengevaluasi penawaran berdasarkan cakupan layanan dan biaya yang sebanding.

Tarif paling rendah belum tentu menghasilkan biaya distribusi paling efisien apabila layanan tidak memenuhi kebutuhan penerimaan atau menimbulkan penyesuaian operasional tambahan.

Data yang Menentukan Akurasi Penawaran Pengiriman

Ketika perusahaan mulai meminta penawaran cargo, informasi yang disampaikan akan memengaruhi ketepatan evaluasi layanan.

Tim Procurement dan Warehouse sebaiknya menyelaraskan data sebelum menghubungi penyedia pengiriman, terutama mengenai:

• Asal dan tujuan: alamat gudang pengirim serta lokasi penerima.
• Karakter barang: jenis produk, kemasan, dan kebutuhan penanganan.
• Kuantitas: jumlah koli, berat, dimensi, serta perkiraan volume.
• Kesiapan pengiriman: tanggal barang dapat dijemput atau diserahkan.
• Kebutuhan penerimaan: target barang tiba dan frekuensi distribusi jika dilakukan rutin.

Data tersebut memungkinkan penyedia cargo menilai kecocokan rute, layanan, dan kebutuhan penanganan sebelum memberikan penawaran.

Perubahan informasi setelah penawaran disusun juga perlu dikomunikasikan. Sebagai contoh, penambahan jumlah koli atau perubahan dimensi dapat memengaruhi perhitungan biaya maupun perencanaan operasional.

Perubahan jumlah koli atau dimensi barang setelah penawaran disusun dapat memengaruhi biaya dan perencanaan operasional. Karena itu, perusahaan perlu memastikan data barang sebelum pengiriman sudah sesuai dengan kondisi aktual agar pilihan layanan dan proses penanganan dapat dipersiapkan dengan tepat. 

Menilai Mitra Cargo untuk Pengiriman Rutin Antarpulau

Untuk kebutuhan distribusi berulang, perusahaan tidak cukup hanya membandingkan tarif satu kali pengiriman.

Mitra logistik perlu dievaluasi berdasarkan kesesuaian rute, pilihan layanan, alur penanganan, pemantauan kiriman, serta kemampuan koordinasi ketika kebutuhan barang berubah.

Papandayan Cargo melayani kebutuhan pengiriman domestik, termasuk distribusi barang bisnis. Dalam proses operasionalnya, kiriman melalui tahapan verifikasi data barang, pelabelan per koli, pengelompokan berdasarkan rute, konsolidasi, pengiriman, hingga dokumentasi penerimaan.

Alur tersebut menjadi salah satu aspek yang dapat dipertimbangkan perusahaan ketika mengevaluasi penanganan barang dan kebutuhan distribusi.

Untuk kebutuhan pengiriman stok secara rutin ke cabang, distributor, maupun lokasi penjualan, perusahaan dapat mempertimbangkan layanan jasa kirim barang retail dan distribusi dari Papandayan Cargo dengan menyesuaikan rute, volume barang, dan jadwal penerimaan sesuai kebutuhan operasional. 

Kesesuaian layanan, estimasi biaya, dan waktu pengiriman tetap perlu dikonfirmasi berdasarkan detail kebutuhan perusahaan.

Rencanakan Pengiriman Sebelum Pilihan Menjadi Terbatas

Perencanaan pengiriman ulang yang baik menghubungkan tiga keputusan: kapan stok perlu ditambah, kapan barang siap diberangkatkan, dan layanan apa yang paling sesuai untuk memenuhi kebutuhan penerimaan.

Supply Chain menentukan kebutuhan dan prioritas distribusi. Warehouse memastikan kesiapan kiriman, sedangkan Procurement membandingkan layanan dan biaya sebelum keputusan vendor dibuat.

Jika perusahaan sedang menyusun jadwal pengiriman stok antarpulau, Papandayan Cargo dapat menjadi salah satu pilihan untuk mengevaluasi kebutuhan rute, volume, dan layanan distribusi.

Dengan informasi barang dan target penerimaan yang jelas sejak awal, proses pemilihan layanan dapat dilakukan berdasarkan kebutuhan operasional yang nyata, bukan sekadar mengejar jadwal ketika stok sudah kritis.