Papandayan Cargo – Stok yang terlihat masih tersedia belum tentu berarti pengiriman berikutnya bisa ditunda. Jika barang baru membutuhkan beberapa hari untuk sampai, proses replenishment perlu dimulai sebelum persediaan benar-benar menipis.
Di sinilah reorder point digunakan. Reorder point membantu menentukan titik kapan pengisian kembali stok perlu dimulai dengan mempertimbangkan kebutuhan barang selama masa tunggu serta persediaan pengaman.
Dengan begitu, keputusan pengiriman berikutnya tidak hanya berdasarkan perkiraan atau menunggu stok hampir habis.
Apa Itu Reorder Point?
Reorder point atau ROP adalah batas persediaan yang menjadi tanda bahwa proses pengisian kembali stok perlu dimulai agar barang berikutnya dapat tersedia sebelum persediaan lama habis.
Reorder point bukan menunjukkan berapa banyak barang yang harus dikirim. ROP menunjukkan kapan kebutuhan berikutnya perlu mulai diproses.
Konsep ini penting karena terdapat jeda antara keputusan melakukan replenishment dengan barang benar-benar tersedia kembali di lokasi tujuan. Jeda tersebut salah satunya dipengaruhi oleh lead time.
Secara umum, reorder point dihitung dari kebutuhan barang selama lead time ditambah safety stock sebagai persediaan pengaman.
Kenapa Tidak Menunggu Stok Hampir Habis?
Jika proses pengiriman baru dimulai ketika stok sudah sangat rendah, perusahaan memiliki ruang waktu yang lebih sempit ketika terjadi perubahan jadwal atau kebutuhan barang meningkat.
Misalnya, sebuah cabang masih memiliki stok untuk beberapa hari. Pada saat yang sama, pengiriman berikutnya juga membutuhkan waktu untuk dipersiapkan, diberangkatkan, dan diterima.
Artinya, jumlah stok yang tersedia perlu dibaca bersama dengan waktu yang dibutuhkan untuk mengisinya kembali.
Reorder point membantu menghubungkan dua informasi tersebut: berapa cepat stok digunakan dan berapa lama barang pengganti membutuhkan waktu untuk tersedia.
Tiga Komponen yang Membentuk Reorder Point
Reorder Point = Kebutuhan selama Lead Time + Safety Stock
Rumus tersebut menunjukkan bahwa titik pemesanan ulang ditentukan dari jumlah barang yang dibutuhkan selama menunggu replenishment datang, lalu ditambah safety stock sebagai persediaan pengaman. Karena itu, ada tiga komponen utama yang perlu diperhatikan: rata-rata kebutuhan barang, lead time, dan safety stock.
1. Rata-Rata Kebutuhan Barang
Perusahaan perlu mengetahui seberapa cepat stok digunakan dalam periode tertentu. Angka ini dapat berasal dari konsumsi produksi, penjualan, permintaan cabang, atau penggunaan barang operasional.
Semakin tinggi kebutuhan rata-rata, semakin cepat pula persediaan mencapai titik pengisian kembali.
Namun rata-rata tetap perlu dibaca sesuai kondisi bisnis. Permintaan yang sangat berubah-ubah tentu membutuhkan pendekatan berbeda dibanding kebutuhan yang relatif stabil.
2. Lead Time
Lead time menunjukkan waktu yang dibutuhkan sejak proses replenishment dimulai sampai barang tersedia kembali.
Dalam konteks distribusi, lead time tidak cukup dipahami hanya sebagai angka estimasi perjalanan. Waktu persiapan barang, jadwal keberangkatan, proses pengiriman, hingga penerimaan juga dapat memengaruhi kapan stok benar-benar tersedia.
Karena itu, lead time yang digunakan dalam perencanaan sebaiknya mengacu pada pola pengiriman aktual. Jika waktunya sering berubah, perusahaan juga perlu memahami dampak lead time pengiriman yang tidak konsisten terhadap perencanaan stok dan distribusi.
3. Safety Stock
Safety stock adalah persediaan tambahan yang disiapkan untuk menghadapi ketidakpastian permintaan maupun waktu pasok.
Fungsinya bukan menggantikan perencanaan replenishment, melainkan memberikan ruang ketika kondisi aktual tidak sepenuhnya sama dengan rencana.
Jika permintaan meningkat lebih cepat atau barang berikutnya datang lebih lambat dari kondisi normal, safety stock menjadi cadangan sebelum operasional langsung mengalami kekurangan barang.
Baca Juga: Stok Tercatat Ada, Tapi Material yang Dibutuhkan Produksi Belum Tentu Siap
Contoh Sederhana Membaca Reorder Point
Bayangkan sebuah lokasi membutuhkan rata-rata 100 unit barang per hari, sementara waktu yang dibutuhkan sampai barang pengganti tersedia adalah 4 hari.
Kebutuhan selama lead time berarti:
100 unit × 4 hari = 400 unit
Jika perusahaan menetapkan safety stock sebesar 100 unit, maka reorder point berada di:
400 unit + 100 unit = 500 unit
Artinya, ketika persediaan turun hingga sekitar 500 unit, proses pengisian kembali sudah perlu dimulai.
Bukan berarti seluruh 500 unit tersebut akan habis. Sebagian stok digunakan selama menunggu kiriman berikutnya, sementara safety stock berfungsi sebagai cadangan jika kondisi aktual berubah.
Contoh ini hanya menggambarkan mekanisme dasar. Nilai aktual tetap perlu menggunakan data kebutuhan, lead time, dan kebijakan persediaan perusahaan masing-masing.
Reorder Point Berbeda dengan Jadwal Pengiriman Tetap
Perusahaan yang memiliki pengiriman rutin belum tentu menggunakan prinsip yang sama dengan reorder point.
Jadwal tetap menggunakan waktu sebagai pemicu. Barang misalnya dikirim setiap minggu atau setiap tanggal tertentu.
Reorder point menggunakan posisi persediaan sebagai pemicu.
Perbedaannya menjadi penting ketika pemakaian barang tidak selalu sama. Jika kebutuhan meningkat, stok dapat mencapai titik replenishment lebih cepat dari jadwal normal. Sebaliknya, ketika penggunaan melambat, persediaan mungkin masih mencukupi lebih lama.
Karena itu, reorder point membantu perusahaan melihat kebutuhan pengiriman berdasarkan kondisi stok, bukan hanya kalender.
Reorder Point Tetap Bergantung pada Data yang Digunakan
Perhitungan yang rapi belum tentu menghasilkan keputusan yang tepat apabila data dasarnya tidak mencerminkan kondisi aktual.
Misalnya, rata-rata kebutuhan masih memakai pola lama padahal permintaan sudah meningkat. Lead time juga bisa diasumsikan terlalu pendek dibanding pola pengiriman aktual.
Akibatnya, titik replenishment terlihat aman secara hitungan, tetapi barang berikutnya tetap berisiko terlambat tersedia.
Karena itu, reorder point sebaiknya dievaluasi ketika terjadi perubahan pada kebutuhan harian, pola permintaan, lead time, safety stock, atau pola distribusi perusahaan.
Ketika Replenishment Mulai Membesar, Kapasitas Pengiriman Ikut Perlu Dilihat
Seiring bisnis berkembang, perubahan reorder point dapat diikuti oleh kebutuhan replenishment yang semakin besar atau lebih sering.
Pada tahap ini, persoalannya tidak lagi hanya menentukan kapan barang perlu dikirim kembali. Perusahaan juga perlu memastikan kebutuhan tersebut masih dapat ditangani oleh kapasitas pengiriman yang tersedia.
Ketika kebutuhan replenishment meningkat, perusahaan perlu memastikan kapasitas vendor logistik masih mampu mengikuti perubahan volume. Peningkatan volume juga dapat menambah aktivitas sebelum keberangkatan, mulai dari pemindahan barang hingga loading, sehingga proses handling saat volume meningkat perlu ikut dipersiapkan agar tidak menjadi hambatan baru.
Dengan begitu, keputusan tetap dapat dipisahkan dengan jelas: reorder point menentukan kapan kebutuhan replenishment muncul, sedangkan kapasitas dan handling menentukan bagaimana kebutuhan tersebut dapat diproses ketika volume mulai bertambah.
Reorder Point Membantu Pengiriman Dimulai Sebelum Stok Menjadi Masalah
Menentukan pengiriman berikutnya ketika stok hampir habis membuat planning terlalu bergantung pada sisa waktu yang tersedia.
Reorder point memberi pendekatan yang berbeda. Perusahaan menentukan lebih dulu batas persediaan yang menjadi sinyal untuk memulai replenishment dengan membaca kebutuhan barang, lead time, dan safety stock secara bersamaan.
Dengan cara tersebut, kebutuhan pengiriman dapat dipersiapkan sebelum ketersediaan stok berubah menjadi masalah operasional.
Untuk kebutuhan distribusi cargo yang berulang, informasi asal, tujuan, karakter barang, volume, jadwal, serta dokumen pengiriman juga perlu disiapkan sesuai kondisi aktual. Salah satu dokumen yang digunakan dalam proses tersebut adalah surat jalan sebagai bagian dari pencatatan barang yang diberangkatkan dan diterima.
Papandayan Cargo membantu kebutuhan pengiriman barang skala cargo lintas provinsi melalui jalur darat, laut, dan udara yang disesuaikan dengan kebutuhan distribusi perusahaan.
