Papandayan Cargo – Ketika pelanggan melaporkan barang yang diterima tidak sesuai, proses gudang sering menjadi salah satu bagian yang diperiksa. Namun, komplain pengiriman tidak selalu berarti kesalahan terjadi saat barang dipersiapkan atau dikeluarkan dari gudang asal.
Ketidaksesuaian bisa berasal dari informasi barang yang sudah keliru sebelum diproses, kesalahan pada tahapan lain, atau pencatatan yang tidak menggambarkan kondisi sebenarnya. Karena itu, pemeriksaan perlu diarahkan pada sumber masalah sebelum menentukan tindakan perbaikan.
Mengapa Kesalahan Pengiriman Tidak Selalu Berasal dari Proses Outbound?
Dalam aktivitas distribusi bisnis, gudang memiliki tanggung jawab memastikan barang yang disiapkan sesuai dengan data pengiriman. Namun, proses outbound merupakan bagian dari rangkaian aktivitas yang melibatkan beberapa tahapan.
Ketika pelanggan melaporkan barang tidak sesuai, kesalahan sering kali baru diketahui setelah pengiriman selesai. Kondisi tersebut membuat penyebab awalnya tidak selalu terlihat.
Sebagai contoh, petugas gudang dapat mengambil barang sesuai informasi yang tersedia dalam sistem. Namun, apabila data yang digunakan sejak awal sudah keliru, hasil pengiriman tetap berpotensi tidak sesuai meskipun petugas mengikuti instruksi yang tercatat.
Persoalan serupa ditemukan dalam penelitian Rooting Out the Root Causes of Order Fulfilment Errors: A Multiple Case Study oleh Max Helm, Alexandra Malikova, dan Joakim Kembro, yang diterbitkan dalam International Journal of Production Research (2024).
Penelitian terhadap enam perusahaan tersebut menemukan bahwa sejumlah kesalahan yang dilaporkan pelanggan ternyata tidak berasal dari aktivitas outbound. Sebagian berkaitan dengan kesalahan pada proses inbound, gangguan teknologi, atau ketidaksesuaian laporan pelanggan.
Temuan ini menunjukkan bahwa lokasi ditemukannya masalah belum tentu sama dengan lokasi terjadinya kesalahan. Bagi pengelola gudang, perbedaan tersebut penting agar tindakan perbaikan tidak diarahkan pada proses yang sebenarnya bukan sumber masalah.
Menelusuri Titik Awal Kesalahan Sebelum Mengubah Proses Gudang
Ketika komplain diterima, pemeriksaan dapat dimulai dengan membandingkan informasi yang tersedia pada setiap tahapan terkait.
Jika kesalahan diduga terjadi saat pengambilan barang, misalnya, tim perlu mengetahui apakah informasi pesanan sudah benar sejak awal, barang yang disiapkan sesuai instruksi, dan data yang diteruskan ke proses berikutnya tetap konsisten.
Apabila ketidaksesuaian sudah muncul sebelum barang memasuki aktivitas outbound, memperbaiki proses pengambilan barang saja mungkin tidak menyelesaikan persoalan.
Sebaliknya, jika data awal sudah sesuai tetapi terjadi perbedaan saat barang disiapkan, pemeriksaan dapat dipusatkan pada aktivitas tersebut.
Pendekatan ini membantu membedakan kesalahan pelaksanaan dari kesalahan informasi yang digunakan sebagai dasar pekerjaan.
Dalam penelitian Helm dan rekan-rekannya, penyebab kesalahan juga berkaitan dengan interaksi antara manusia, sistem teknologi, dan pengaturan organisasi. Artinya, satu kejadian tidak selalu memiliki satu penyebab yang berdiri sendiri.
Karena itu, perbaikan sebaiknya ditentukan berdasarkan temuan pemeriksaan, bukan hanya berdasarkan tahapan yang pertama kali dicurigai.
Catatan Operasional Membantu Memperjelas Tanggung Jawab
Penelusuran kesalahan memerlukan informasi yang dapat menunjukkan kondisi barang dan data pada tahapan yang diperiksa.
Catatan penerimaan, identitas barang, hasil pemeriksaan fisik, dan dokumentasi perpindahan dapat digunakan sesuai jenis masalah serta bukti yang tersedia.
Tujuannya bukan menambah administrasi tanpa kebutuhan, melainkan membantu tim membedakan informasi yang sudah terverifikasi dari dugaan yang masih perlu diperiksa.
Hal tersebut menjadi semakin relevan ketika barang berpindah melalui beberapa titik distribusi. Tanpa informasi yang dapat dicocokkan, penelusuran berisiko berhenti pada saling menyalahkan antarbagian.
Bagi Head of Warehouse, hasil pemeriksaan yang jelas juga membantu menentukan apakah perbaikan perlu dilakukan pada instruksi kerja, akurasi data, sistem pencatatan, atau koordinasi dengan pihak lain.
Menjaga Kejelasan Proses Pengiriman Antar Pulau
Dalam pengiriman barang bisnis dari Surabaya ke Ambon, kebutuhan penanganan dapat berbeda mengikuti jenis barang, jumlah koli, dan skema layanan yang digunakan.
Papandayan Cargo mendukung proses pengiriman melalui pemeriksaan data kiriman, pelabelan identifikasi per koli, pengelompokan berdasarkan rute, serta dokumentasi pengiriman sesuai tahapan dan layanan yang tersedia.
Untuk kebutuhan distribusi usaha, layanan ekspedisi Surabaya Ambon dapat diperiksa berdasarkan karakter barang, volume, lokasi penerimaan, dan kebutuhan penanganannya.
Informasi tersebut membantu perusahaan menyelaraskan data barang dengan kebutuhan pengiriman yang akan dilaksanakan.
Selain mendukung penelusuran masalah, konsistensi pencatatan jumlah barang juga bermanfaat untuk evaluasi kebutuhan distribusi. Pada pengiriman berulang, data volume aktual dapat digunakan perusahaan untuk meninjau anggaran pengiriman material agar perencanaannya lebih sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Perbaikan Operasional Harus Menjawab Sumber Masalah
Komplain pengiriman perlu ditindaklanjuti, tetapi keputusan perbaikannya tidak seharusnya hanya berdasarkan bagian yang pertama kali menerima laporan.
Kesalahan yang terlihat pada akhir pengiriman mungkin berasal dari informasi atau proses yang terjadi jauh sebelumnya.
Dengan menelusuri sumber masalah melalui data dan bukti yang tersedia, perusahaan dapat menentukan tindakan yang lebih tepat serta mengurangi risiko mengulangi perbaikan yang tidak menyelesaikan penyebab sebenarnya.
