Papandayan Cargo – Sistem pembayaran ekspedisi untuk perusahaan umumnya mencakup pembayaran langsung, Cash on Delivery (COD), dan pembayaran tempo. Ketiganya memiliki ketentuan berbeda terkait waktu pelunasan, pihak pembayar, serta proses penagihan.
Bagi perusahaan dengan pengiriman rutin, pembayaran setiap transaksi dapat menambah proses administrasi Purchasing dan Finance. Karena itu, metode pembayaran perlu disesuaikan dengan frekuensi pengiriman dan prosedur keuangan perusahaan.
Lantas, apa perbedaan ketiga sistem tersebut dan mana yang lebih sesuai untuk kebutuhan bisnis?
Mengapa Sistem Pembayaran Ekspedisi Perlu Disesuaikan?
Perusahaan yang mengirim barang sesekali mungkin cukup menggunakan pembayaran per transaksi. Namun, ketika pengiriman berlangsung rutin ke berbagai kota, jumlah tagihan yang harus diproses juga dapat meningkat.
Sebagai contoh, perusahaan distributor yang melakukan beberapa pengiriman setiap minggu perlu memastikan pembayaran tidak menghambat proses administrasi maupun jadwal distribusi.
Dalam kondisi tersebut, perusahaan dapat mempertimbangkan sistem pembayaran yang lebih sesuai dengan kebutuhan operasional, selama fasilitasnya tersedia dan disetujui oleh penyedia jasa ekspedisi.
Apa Perbedaan Pembayaran Langsung, COD, dan Tempo?
Terdapat tiga sistem pembayaran yang dapat dipertimbangkan perusahaan berdasarkan mekanisme pelunasan dan kebutuhan administrasinya.
1. Pembayaran Langsung
Pembayaran langsung dilakukan sesuai ketentuan transaksi, misalnya sebelum pengiriman diproses.
Metode ini cocok bagi perusahaan dengan pengiriman sesekali karena setiap transaksi dapat diselesaikan secara terpisah tanpa memerlukan fasilitas kredit.
Namun, untuk pengiriman rutin, perusahaan perlu mempertimbangkan frekuensi persetujuan dan pemrosesan pembayaran oleh Purchasing dan Finance.
2. Pembayaran COD
Cash on Delivery (COD) merupakan metode pembayaran yang dilakukan pada tahap penyerahan barang sesuai kesepakatan.
Dalam pengiriman B2B, pembayaran ongkos kirim saat barang diterima perlu dibedakan dari layanan penagihan harga barang dagangan kepada penerima.
Karena itu, perusahaan harus memastikan siapa yang bertanggung jawab membayar, kapan pelunasan dilakukan, dan bagaimana bukti pembayarannya diterbitkan.
Ketersediaan COD juga perlu dikonfirmasi karena tidak semua penyedia jasa ekspedisi menawarkan metode tersebut.
3. Pembayaran Tempo
Pembayaran tempo memberikan jangka waktu tertentu kepada pelanggan untuk melunasi tagihan berdasarkan kesepakatan.
Metode ini dapat menjadi pertimbangan perusahaan dengan pengiriman rutin karena jadwal pembayaran dapat disesuaikan dengan prosedur administrasi keuangan.
Namun, fasilitas tempo biasanya memerlukan persetujuan penyedia jasa dan dapat mengikuti persyaratan kredit tertentu.
Bagaimana Ketentuan Pembayaran Tempo 30 Hari dan Penagihan Bulanan?
Dalam kerja sama B2B, perusahaan dapat mengajukan termin pembayaran, misalnya 30 hari. Namun, fasilitas tersebut tidak otomatis tersedia bagi seluruh pelanggan.
Hal terpenting adalah memastikan kapan jatuh tempo mulai dihitung. Sebagai contoh, termin 30 hari sejak invoice diterbitkan dapat menghasilkan tanggal pembayaran berbeda dari termin 30 hari sejak barang diterima.
Selain itu, perusahaan dengan pengiriman rutin dapat mengajukan penagihan berkala agar beberapa transaksi direkap dalam satu periode, apabila disetujui penyedia jasa.
Penagihan bulanan tidak otomatis berarti pembayaran tempo 30 hari. Penagihan berkala mengatur periode penerbitan tagihan, sedangkan termin pembayaran menentukan batas waktu pelunasannya.
Keduanya perlu disepakati secara tertulis agar Purchasing dan Finance memiliki acuan pembayaran yang sama.
Bagaimana Invoice dan PPN Diproses dalam Pembayaran Ekspedisi?
Invoice merupakan dokumen penagihan yang diterbitkan sesuai sistem pembayaran yang disepakati. Pada pembayaran langsung, invoice dapat diterbitkan per transaksi, sedangkan pada penagihan berkala, penerbitannya mengikuti periode yang ditentukan.
Sebelum memproses pembayaran, Purchasing dan Finance perlu memastikan kesesuaian nilai tagihan, tanggal jatuh tempo, serta dokumen pendukung seperti resi atau Proof of Delivery (POD) apabila dipersyaratkan.
Selain itu, perusahaan perlu memperhatikan Pajak Pertambahan Nilai (PPN). Penerapannya mengikuti klasifikasi jasa dan ketentuan perpajakan yang berlaku, termasuk pengaturan DPP Nilai Lain dan Besaran Tertentu PPN oleh Direktorat Jenderal Pajak bagi kategori jasa yang memenuhi persyaratan.
Karena itu, pastikan apakah penawaran sudah termasuk PPN dan apakah faktur pajak diperlukan sesuai ketentuan. Kejelasan informasi tersebut membantu perusahaan memproses tagihan tanpa kendala administrasi yang tidak perlu.
Jadi, Sistem Pembayaran Ekspedisi Mana yang Lebih Sesuai?
Pemilihan sistem pembayaran bergantung pada frekuensi pengiriman, kebutuhan administrasi, serta kebijakan penyedia jasa.
Berikut perbandingan ketiga metode sebagai bahan pertimbangan.
| Aspek | Pembayaran Langsung | COD | Pembayaran Tempo |
| Waktu pembayaran | Sesuai transaksi | Saat serah terima sesuai kesepakatan | Sesuai jatuh tempo |
| Pihak pembayar | Pihak yang disepakati | Pihak yang ditentukan dalam transaksi | Pelanggan dengan fasilitas tempo |
| Persyaratan | Konfirmasi pembayaran | Kesepakatan mekanisme COD | Persetujuan termin/kredit |
| Administrasi | Invoice per transaksi sesuai prosedur | Bukti pembayaran dan serah terima | Invoice dan jadwal pelunasan |
| Kesesuaian | Pengiriman sesekali | Pengiriman dengan pembayaran saat serah terima | Pengiriman rutin |
Perbandingan ini bersifat umum. Tidak semua metode tersedia pada setiap penyedia jasa ekspedisi.
Pembayaran langsung dapat dipertimbangkan untuk transaksi individual, COD untuk pengiriman dengan pembayaran saat barang diterima, sedangkan tempo lebih relevan bagi perusahaan yang membutuhkan pengaturan jadwal pelunasan.
Namun, keputusan akhir tetap perlu mempertimbangkan persyaratan yang dapat dipenuhi kedua pihak.
Apa yang Perlu Disepakati Sebelum Menggunakan Jasa Ekspedisi?
Setelah menentukan metode pembayaran, perusahaan perlu mengonfirmasi ketentuannya sebelum menyetujui kerja sama.
Sebagai contoh, perusahaan yang menggunakan layanan ekspedisi Jakarta ke Balikpapan dari Papandayan Cargo untuk distribusi rutin dapat menyampaikan kebutuhan pembayaran sejak tahap permintaan penawaran.
Beberapa hal yang perlu dipastikan meliputi:
- Metode pembayaran yang tersedia dan pihak yang bertanggung jawab.
- Ketentuan jatuh tempo serta periode penagihan.
- Jadwal penerbitan invoice dan dokumen pendukung.
- Ketentuan perpajakan atas transaksi.
Kesepakatan tertulis membantu Purchasing, Finance, dan penyedia jasa memiliki pemahaman yang sama sebelum pengiriman berlangsung.
Sistem Pembayaran yang Sesuai Membantu Kelancaran Kerja Sama
Pembayaran langsung, COD, dan tempo memiliki mekanisme berbeda. Perusahaan perlu memilih berdasarkan kebutuhan pengiriman, prosedur keuangan, dan ketentuan penyedia jasa.
Papandayan Cargo mendukung distribusi barang perusahaan melalui layanan cargo darat, laut, dan udara ke berbagai wilayah Indonesia.
Bagi perusahaan dengan kebutuhan pengiriman rutin, tim Papandayan Cargo dapat dihubungi untuk mendiskusikan layanan sekaligus mengonfirmasi sistem pembayaran yang tersedia sesuai persyaratan kerja sama.
