Papandayan Cargo – Saat memilih vendor logistik untuk pickup barang dari supplier, perusahaan perlu memastikan bagaimana perubahan instruksi ditangani sebelum pengambilan dilakukan. Kejelasan batas kewenangan, jalur konfirmasi, dan pencatatan persetujuan membantu perusahaan menilai kesiapan koordinasi vendor, terutama ketika pemesan pengiriman tidak berada langsung di lokasi supplier.
Dalam pengiriman bisnis, pihak yang memesan jasa ekspedisi dan pihak yang menyerahkan barang bisa berbeda. Supplier menyiapkan barang di lokasi pengambilan, sementara vendor menjalankan penjemputan sesuai permintaan perusahaan.
Persoalan muncul ketika supplier memberikan instruksi yang berbeda dari kesepakatan awal, seperti menambahkan barang atau meminta layanan tambahan saat petugas sudah tiba.
Pada kondisi tersebut, perusahaan perlu mengetahui bagaimana vendor memastikan perubahan telah mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang.
Mengapa Koordinasi Vendor Penting Saat Pickup dari Supplier?
Pengiriman yang melibatkan supplier membutuhkan koordinasi antara perusahaan pemesan, supplier, dan vendor logistik.
Ketiganya perlu memiliki informasi yang konsisten. Namun, tidak semua pihak memiliki kewenangan yang sama untuk mengubah permintaan pengiriman.
Supplier dapat menyampaikan informasi tentang barang yang tersedia. Akan tetapi, keputusan untuk menambah muatan, mengubah tujuan, atau menyetujui pekerjaan tambahan perlu mengikuti kesepakatan dan kewenangan yang berlaku.
Pentingnya koordinasi proses juga didukung oleh penelitian Qianwen Wang, Baofeng Huo, dan Xiande Zhao (2020) yang dipublikasikan dalam Journal of Business Logistics.
Melalui survei terhadap 247 pengguna jasa logistik pihak ketiga (third-party logistics atau 3PL), penelitian tersebut menemukan bahwa koordinasi proses berhubungan positif dengan kinerja operasional. Sementara itu, berbagi informasi saja tidak menunjukkan pengaruh signifikan yang sama, meskipun dapat melengkapi peran koordinasi proses.
Penelitian tersebut juga menemukan bahwa kontrak yang lebih terperinci berhubungan positif dengan koordinasi proses.
Hasil penelitian tersebut menunjukkan pentingnya koordinasi proses dalam hubungan antara perusahaan dan penyedia jasa logistik. Dalam pengiriman yang melibatkan supplier, salah satu aspek koordinasi yang perlu diperjelas adalah bagaimana perubahan instruksi dikonfirmasi sebelum dijalankan oleh petugas pickup.
Dalam konteks pickup, salah satu penerapannya adalah memastikan vendor memiliki alur konfirmasi ketika instruksi di lokasi berbeda dari permintaan awal.
Perubahan Instruksi Apa yang Perlu Dikonfirmasi?
Tidak semua informasi tambahan dari supplier merupakan perubahan layanan.
Informasi mengenai akses kendaraan atau posisi barang dapat membantu pelaksanaan pickup. Sebaliknya, instruksi yang mengubah jumlah muatan, lokasi, tujuan, atau pekerjaan yang disepakati memerlukan penanganan sesuai kewenangan masing-masing pihak.
Berikut tiga situasi yang perlu diperhatikan.
Perubahan Jumlah Barang yang Diambil
Supplier mungkin meminta tambahan koli yang sebelumnya tidak tercantum dalam permintaan pengiriman.
Dalam situasi tersebut, perusahaan perlu mengetahui apakah petugas dapat menerima perubahan langsung atau harus meminta persetujuan terlebih dahulu.
Hal utama yang dinilai bukan cara menghitung koli, melainkan siapa yang berwenang menyetujui perubahan jumlah barang yang akan dikirim.
Perubahan Lokasi atau Tujuan Pengiriman
Permintaan untuk mengambil barang di titik berbeda atau mengubah tujuan pengiriman dapat memengaruhi ruang lingkup layanan.
Karena itu, perusahaan perlu memahami bagaimana petugas meneruskan perubahan tersebut kepada pihak yang berwenang.
Instruksi dari supplier tidak otomatis menjadi persetujuan perusahaan apabila kewenangan untuk mengubah pengiriman belum diberikan.
Permintaan Layanan Tambahan
Supplier juga dapat meminta bantuan operasional yang belum termasuk dalam permintaan awal.
Contohnya adalah pemindahan barang tambahan yang membutuhkan metode atau peralatan berbeda.
Perusahaan perlu memastikan apakah permintaan tersebut akan dikonfirmasi sebelum vendor menjalankan pekerjaan di luar cakupan layanan yang telah disepakati.
Empat Indikator untuk Menilai Koordinasi Vendor Logistik
Sebelum memilih vendor, perusahaan dapat mengevaluasi bagaimana perubahan instruksi ditangani melalui empat indikator berikut.
1. Kejelasan Batas Kewenangan Petugas
Vendor perlu mampu menjelaskan keputusan yang dapat diambil petugas pickup dan perubahan yang membutuhkan persetujuan.
Sebagai contoh, penyesuaian posisi kendaraan berdasarkan akses lokasi berbeda dengan keputusan menerima tambahan barang yang belum tercantum dalam permintaan awal.
Perusahaan dapat menanyakan apakah terdapat ketentuan mengenai pihak yang berhak menyetujui perubahan tersebut.
Batas kewenangan yang jelas membantu mengurangi risiko perbedaan pemahaman antara supplier, petugas, dan perusahaan pemesan.
2. Jalur Konfirmasi Saat Instruksi Berubah
Ketika perubahan membutuhkan persetujuan, vendor perlu menjelaskan bagaimana permintaan diteruskan dan keputusan disampaikan kembali kepada petugas.
Hal ini mencakup pihak yang dihubungi, informasi yang perlu disampaikan, serta cara memastikan bahwa instruksi akhir telah dipahami oleh pihak terkait.
Pentingnya tindak lanjut atas pertukaran informasi sejalan dengan penelitian Imam Baihaqi dan Amrik S. Sohal (2013) dalam jurnal Production Planning & Control.
Penelitian terhadap 150 perusahaan manufaktur tersebut menemukan bahwa hubungan antara berbagi informasi dan kinerja organisasi dimediasi oleh praktik kolaborasi dengan mitra rantai pasok. Dalam model yang diuji, berbagi informasi saja tidak memiliki hubungan langsung yang signifikan dengan kinerja organisasi.
Bagi perusahaan yang mengevaluasi vendor, temuan ini menguatkan pentingnya melihat tindak lanjut dari suatu informasi.
Misalnya, pemberitahuan bahwa supplier meminta tambahan muatan belum menjelaskan apakah perubahan sudah disetujui. Perusahaan tetap perlu mengetahui bagaimana permintaan tersebut diproses hingga menghasilkan keputusan.
3. Pencatatan Persetujuan Perubahan
Instruksi yang telah disetujui sebaiknya memiliki catatan yang dapat ditelusuri kembali.
Perusahaan dapat meminta penjelasan mengenai informasi yang dicatat ketika terjadi perubahan, termasuk permintaan yang diajukan, pihak pemberi persetujuan, dan keputusan akhirnya.
Bentuk pencatatan dapat berbeda sesuai sistem dan ketentuan layanan masing-masing vendor.
Yang perlu diperhatikan adalah apakah perusahaan memiliki acuan untuk memeriksa kembali instruksi apabila terjadi perbedaan informasi setelah pengambilan berlangsung.
4. Tindakan Ketika Persetujuan Belum Diperoleh
Situasi lain yang perlu dievaluasi adalah ketika supplier meminta perubahan, tetapi perusahaan belum memberikan keputusan.
Perusahaan dapat menanyakan apakah petugas akan tetap mengikuti instruksi awal, menunda pekerjaan terkait perubahan, atau menggunakan mekanisme lain sesuai kesepakatan layanan.
Tidak ada satu tindakan yang otomatis tepat untuk setiap pengiriman.
Karena itu, vendor perlu dapat menjelaskan pendekatan yang berlaku agar perusahaan memahami apa yang akan dilakukan ketika persetujuan belum tersedia.
Checklist Membandingkan Koordinasi Antarvendor
Keempat indikator tersebut dapat digunakan sebagai dasar diskusi sebelum perusahaan menyetujui penawaran pengiriman.
| Aspek evaluasi | Pertanyaan kepada vendor | Hal yang perlu dipastikan |
| Batas kewenangan | Apakah petugas dapat menerima perubahan langsung dari supplier? | Keputusan yang memerlukan persetujuan |
| Jalur konfirmasi | Siapa yang dihubungi ketika instruksi berubah? | Alur penyampaian dan konfirmasi keputusan |
| Pencatatan perubahan | Bagaimana persetujuan didokumentasikan? | Informasi yang dapat ditelusuri kembali |
| Persetujuan tertunda | Apa tindakan petugas jika keputusan belum diperoleh? | Kesesuaian tindakan dengan ketentuan layanan |
Checklist ini merupakan kerangka evaluasi praktis untuk membantu perusahaan membandingkan vendor, bukan standar resmi atau instrumen yang telah divalidasi melalui penelitian.
Dua penelitian yang dirujuk mendukung pentingnya koordinasi proses dan kolaborasi dalam hubungan rantai pasok. Namun, keduanya tidak secara khusus menguji empat indikator ini untuk layanan pickup barang dari supplier.
Contoh Perubahan Instruksi Saat Pickup Barang
Sebagai ilustrasi, sebuah perusahaan menjadwalkan pengambilan sepuluh koli barang dari supplier untuk dikirim ke cabang.
Saat petugas tiba, supplier menyampaikan bahwa terdapat dua koli tambahan yang juga perlu diberangkatkan.
Bagi supplier, tambahan tersebut mungkin dianggap sebagai bagian dari pesanan yang sama. Namun, instruksi awal yang diterima vendor hanya mencakup sepuluh koli.
Perusahaan belum tentu memberikan persetujuan untuk perubahan jumlah muatan tersebut.
Dalam kondisi ini, perusahaan perlu mengetahui apakah vendor memiliki mekanisme untuk meneruskan permintaan, memperoleh keputusan, dan mengonfirmasi instruksi akhir kepada petugas.
Kejelasan tersebut menjadi salah satu aspek yang dapat dibandingkan ketika perusahaan mengevaluasi penawaran dari beberapa vendor logistik.
Contoh ini merupakan ilustrasi operasional, bukan kejadian aktual pada pengiriman pelanggan tertentu.
Hubungan Koordinasi Vendor dengan Pengiriman dari Supplier
Ketika barang dijemput dari lokasi pihak ketiga, perusahaan pemesan tidak selalu terlibat langsung dalam proses pengambilan.
Pada skema pengiriman langsung dari supplier, barang dapat diberangkatkan dari lokasi supplier menuju penerima sesuai pengaturan layanan.
Setelah alur distribusi ditentukan, perusahaan perlu memastikan bagaimana instruksi pengiriman dikelola ketika terdapat perubahan dari lokasi supplier.
Kedua keputusan tersebut memiliki fokus berbeda.
Pemilihan alur distribusi berkaitan dengan titik asal dan tujuan pengiriman. Sementara itu, evaluasi koordinasi vendor berkaitan dengan kewenangan dan mekanisme persetujuan ketika instruksi berubah.
Koordinasi Instruksi Berbeda dengan Penanganan Fisik Barang
Dalam evaluasi vendor logistik, koordinasi instruksi dan kualitas penanganan fisik perlu diperiksa secara terpisah.
Koordinasi instruksi menentukan bagaimana permintaan perubahan diterima, dikonfirmasi, dan disetujui oleh pihak yang berwenang.
Sementara itu, SOP bongkar muat barang berkaitan dengan metode pemindahan, penataan, dan pengamanan barang selama proses pemuatan maupun pembongkaran.
Kejelasan komunikasi tidak menggantikan kebutuhan penanganan muatan yang sesuai. Begitu pula penanganan fisik yang baik tidak otomatis menunjukkan bahwa mekanisme persetujuan vendor telah jelas.
Dengan membedakan kedua aspek tersebut, perusahaan dapat mengevaluasi vendor menggunakan indikator yang sesuai dengan kebutuhan pengiriman.
Pilih Vendor dengan Mekanisme Koordinasi yang Jelas
Dalam layanan pickup barang dari supplier, kualitas koordinasi perlu menjadi salah satu pertimbangan ketika memilih vendor logistik.
Perusahaan dapat memeriksa batas kewenangan petugas, jalur konfirmasi perubahan, pencatatan persetujuan, dan tindakan ketika keputusan belum diperoleh.
Penelitian mengenai hubungan pengguna jasa dengan penyedia logistik serta kolaborasi rantai pasok menunjukkan pentingnya koordinasi proses dalam mendukung kinerja. Namun, penerapan mekanismenya tetap perlu disesuaikan dengan kebutuhan dan ketentuan layanan yang berlaku.
Papandayan Cargo melayani pengiriman kargo domestik untuk kebutuhan bisnis. Perusahaan yang berencana melakukan pengambilan barang dari supplier dapat menyampaikan lokasi pickup, tujuan pengiriman, karakter muatan, dan kebutuhan operasional kepada tim Papandayan Cargo untuk mendiskusikan kesesuaian layanan serta mengonfirmasi mekanisme koordinasi yang tersedia.
