Jumlah Koli Tidak Sesuai Surat Jalan? Cek 5 Langkah Ini Sebelum Diterima

Papandayan Cargo – Jumlah koli tidak sesuai surat jalan perlu ditangani dengan menghitung ulang barang fisik, mencocokkan dokumen, mencatat selisih, dan menentukan status penerimaan sebelum stok diperbarui. Perbedaan jumlah belum tentu menandakan barang hilang, tetapi harus diperiksa agar tidak menimbulkan kesalahan administrasi dan pencatatan persediaan.

Bayangkan sebuah pengiriman tercatat berisi 80 koli. Setelah proses bongkar selesai, jumlah fisik yang ditemukan hanya 78 koli. Barang sudah berada di gudang, tetapi apakah penerimaannya boleh langsung dinyatakan selesai?

Keputusan pada tahap ini penting. Jika dokumen ditandatangani tanpa catatan dan seluruh barang langsung dimasukkan ke sistem persediaan, selisih yang awalnya masih bisa diperiksa dapat berkembang menjadi persoalan stok dan tanggung jawab pengiriman.

Jumlah Koli Berbeda, Apakah Berarti Barang Hilang?

Selisih koli adalah perbedaan antara jumlah kemasan barang yang tercatat dalam dokumen pengiriman dan jumlah fisik yang ditemukan pada proses pemeriksaan.

Perbedaan tersebut dapat terjadi karena beberapa kemungkinan:

• Sebagian koli masih berada di kendaraan dan belum diturunkan.
• Satuan kemasan dalam dokumen berbeda dari cara barang dihitung.
• Pengiriman terbagi dalam beberapa keberangkatan.
• Ada kesalahan penghitungan ketika pemuatan atau pembongkaran.
• Sebagian koli memerlukan penelusuran karena belum ditemukan pada titik penerimaan.

Contohnya, dokumen mencatat 80 koli, tetapi pemeriksaan awal menemukan 78 koli. Sebelum menyimpulkan adanya kehilangan, perlu dipastikan apakah seluruh barang sudah dibongkar dan apakah data pengiriman mencantumkan adanya pengiriman terpisah.

Perlu dibedakan pula jumlah koli dengan jumlah unit produk. Satu pallet dapat memuat beberapa karton, sedangkan satu karton mungkin berisi puluhan unit barang.

Jika satuan penghitungan berbeda, angka penerimaan dapat terlihat tidak sesuai meskipun barang yang dibawa sebenarnya sama.

Selisih koli harus diperlakukan sebagai temuan yang memerlukan verifikasi, bukan langsung dianggap sebagai kehilangan barang.

Apa yang Harus Dilakukan Ketika Jumlah Koli Tidak Sesuai Surat Jalan?

Pemeriksaan sebaiknya dilakukan sebelum proses serah terima dinyatakan lengkap. Berikut lima langkah yang dapat digunakan untuk memastikan jumlah aktual dan tindak lanjutnya.

1. Hitung Ulang Seluruh Koli yang Diterima

Mulailah dengan memastikan seluruh barang yang dijadwalkan untuk dibongkar sudah diturunkan dari kendaraan.

Hitung kembali berdasarkan satuan kemasan yang tercantum dalam dokumen, seperti karton, karung, peti, atau pallet.

Jika satu pallet terdiri atas beberapa karton, pastikan apakah surat jalan mencatat jumlah pallet atau jumlah karton. Perbedaan satuan tersebut perlu diselesaikan sebelum hasil penghitungan dibandingkan.

2. Cocokkan Identitas Barang dan Data Pengiriman

Jumlah fisik perlu dicocokkan dengan identitas barang yang diterima.

Periksa label pengiriman, nomor pesanan, tujuan, dan informasi jumlah koli apabila tersedia. Langkah ini membantu memastikan barang yang dihitung merupakan bagian dari pengiriman yang sama.

Untuk pengiriman yang memuat beberapa pesanan, pemeriksaan dapat dipisahkan berdasarkan nomor PO atau identitas kiriman agar tidak terjadi penghitungan ganda.

3. Lakukan Pemeriksaan Bersama Pihak Pengangkut

Jika perbedaan masih ditemukan, lakukan penghitungan ulang bersama pengemudi atau perwakilan pengangkut sepanjang memungkinkan.

Pemeriksaan bersama membantu menyamakan informasi mengenai jumlah yang telah diturunkan dan kondisi barang di lokasi penerimaan.

Hasil pemeriksaan tetap perlu didokumentasikan, termasuk ketika pihak yang terlibat belum dapat memastikan penyebab selisih.

4. Catat dan Dokumentasikan Selisih

Setelah jumlah aktual diketahui, buat catatan yang memuat jumlah berdasarkan surat jalan, jumlah yang diterima, besaran selisih, serta kondisi barang.

Lengkapi dengan foto koli yang diterima, label pengiriman, nomor kendaraan, dan waktu pemeriksaan. Jika tersedia, catat pula kondisi segel atau informasi identifikasi muatan yang berkaitan dengan pengiriman.

Dokumentasi ini dapat digunakan sebagai dasar klarifikasi kepada pengirim dan pihak ekspedisi.

5. Tentukan Status Penerimaan dengan Jelas

Apabila selisih belum terselesaikan, hindari menandatangani dokumen tanpa keterangan yang menyatakan seluruh jumlah telah diterima lengkap.

Jika sebagian barang tetap perlu diterima, gunakan catatan pengecualian atau berita acara selisih sesuai prosedur dan ketentuan pengangkutan yang berlaku.

Dengan begitu, jumlah yang telah diterima secara fisik dapat dipisahkan dari jumlah yang masih dalam pemeriksaan.

Contoh Pencatatan Ketika Jumlah Koli Kurang

Pencatatan selisih perlu menunjukkan perbedaan antara data pengiriman dan hasil pemeriksaan fisik.

Sebagai ilustrasi, berikut contoh penerimaan barang yang mengalami kekurangan dua koli.

Contoh ini bersifat ilustratif, bukan data kejadian aktual.

Jika barang tetap diterima, keterangan pada dokumen dapat ditulis sebagai berikut:

Diterima 78 koli dari 80 koli yang tercantum pada surat jalan. Terdapat selisih kurang 2 koli dan masih menunggu hasil pemeriksaan lebih lanjut.

Catatan tersebut membantu memperjelas kondisi penerimaan bagi semua pihak yang terlibat.

Penerima juga perlu memastikan bahwa keterangan selisih tercantum pada dokumen yang disepakati, bukan hanya disampaikan secara lisan.

Mengapa Surat Jalan Tidak Sebaiknya Ditandatangani Tanpa Catatan Selisih?

Tanda tangan pada dokumen penerimaan dapat menjadi bagian dari bukti serah terima barang. Jika jumlah yang diterima berbeda dari dokumen, keterangan pengecualian diperlukan untuk memperjelas hasil pemeriksaan.

Tanpa catatan selisih, pengirim dan penerima dapat memiliki interpretasi berbeda mengenai jumlah barang yang sudah diserahkan.

Hal ini menjadi lebih sulit ditelusuri apabila kendaraan telah meninggalkan lokasi dan pemeriksaan baru dilakukan beberapa hari kemudian.

Karena itu, catatan penerimaan sebaiknya menjelaskan jumlah fisik yang benar-benar diterima, jumlah yang masih dipermasalahkan, dan status pemeriksaannya.

Dalam proses penerimaan barang, informasi jumlah koli yang tercantum pada surat jalan pengiriman barang menjadi acuan untuk mencocokkan jumlah yang dikirim dengan kondisi fisik di lokasi tujuan. Jika ditemukan perbedaan, hasil penghitungan aktual perlu dicatat sebagai keterangan selisih agar dokumen penerimaan tetap menggambarkan kondisi barang yang sebenarnya.

Namun, ketika terjadi selisih, perhatian utama tetap perlu diarahkan pada bukti penerimaan aktual dan tindak lanjut terhadap jumlah yang belum sesuai.

Selisih Koli yang Tidak Dicatat Bisa Mengganggu Akurasi Stok

Masalah selisih koli tidak selalu berhenti pada dokumen serah terima.

Jika sistem persediaan langsung mencatat jumlah berdasarkan surat jalan, stok yang tersedia secara administratif dapat berbeda dari kondisi fisik.

Sebagai contoh, penerimaan 80 koli langsung dimasukkan ke sistem, sementara pemeriksaan aktual baru menemukan 78 koli.

Ketika barang berikutnya harus dikeluarkan, sistem menunjukkan persediaan yang lebih besar daripada jumlah yang benar-benar tersedia.

Untuk menghindari perbedaan tersebut, status barang perlu dipisahkan sesuai hasil pemeriksaan.

Pemisahan status membantu menjaga akurasi data persediaan selama penelusuran berlangsung.

Dalam pengiriman rutin atau berjumlah banyak, ketepatan pencatatan menjadi semakin penting karena data stok digunakan untuk menentukan aktivitas distribusi berikutnya.

Bagaimana Jika Selisih Koli Belum Ditemukan Penyebabnya?

Jika pemeriksaan di lokasi penerimaan belum menjelaskan perbedaan jumlah, penelusuran perlu dilanjutkan melalui informasi pengiriman sebelumnya.

Dokumen yang dapat dicocokkan antara lain catatan pemuatan, manifest, bukti serah terima, serta hasil pemeriksaan di titik transit apabila tersedia.

Fokusnya adalah menemukan titik terakhir ketika jumlah koli masih tercatat sesuai.

Misalnya, dokumen awal menunjukkan 80 koli, tetapi penerimaan akhir hanya mencatat 78 koli. Pemeriksaan perlu membandingkan jumlah pada tahapan sebelumnya untuk mempersempit lokasi kemungkinan terjadinya perbedaan.

Dalam pengiriman lintas provinsi atau antarpulau, proses perpindahan barang bisa melibatkan lebih dari satu titik penanganan. Karena itu, konsistensi identitas barang dan dokumen menjadi bagian penting dalam penelusuran.

Pada tahap penerimaan, Proof of Delivery (POD) dapat menjadi bagian dari bukti serah terima yang menunjukkan siapa yang menerima barang, waktu penerimaan, serta kondisi barang yang tercatat. Jika ditemukan selisih, keterangan jumlah aktual dan dokumentasi pendukung perlu disertakan agar barang yang belum diterima tidak langsung dianggap telah diserahkan lengkap.

Namun, dokumen penerimaan tetap perlu dibaca bersama catatan selisih dan bukti pemeriksaan fisik, terutama jika jumlah barang belum sepenuhnya sesuai.

Pengiriman yang Terkendali Membantu Mengurangi Risiko Selisih

Ketelitian di titik penerimaan perlu didukung konsistensi pencatatan selama proses pengiriman.

Jumlah koli yang dicatat ketika barang diserahkan sebaiknya dapat dicocokkan kembali ketika barang tiba di tujuan. Identitas kiriman juga perlu tetap terbaca agar setiap koli dapat dihubungkan dengan data pengiriman yang sesuai.

Pada pengiriman barang skala cargo, pemeriksaan jumlah fisik, identifikasi koli, dan kesesuaian dokumen merupakan bagian dari upaya menjaga keteraturan proses distribusi.

Papandayan Cargo menerapkan pemeriksaan barang pada proses penerimaan operasional, pelabelan identifikasi per koli, serta pengelompokan barang berdasarkan rute sebelum proses konsolidasi dan keberangkatan.

Langkah tersebut membantu menjaga identitas kiriman selama penanganan. Adapun kesesuaian jumlah saat serah terima tetap perlu diperiksa berdasarkan kondisi fisik dan dokumen yang berlaku.

Bagi bisnis yang mengirim barang dalam jumlah besar atau secara rutin, kejelasan proses tersebut penting agar perbedaan informasi dapat lebih mudah ditelusuri.

Kejelasan Penerimaan Barang Menjaga Keandalan Distribusi

Perbedaan jumlah koli mungkin ditemukan pada tahap akhir pengiriman, tetapi dampaknya dapat berlanjut jauh setelah kendaraan meninggalkan gudang.

Pemeriksaan fisik, pencatatan selisih, dan kejelasan dokumen membantu memastikan bahwa jumlah barang yang dinyatakan diterima sesuai dengan kondisi aktual. Dengan dasar informasi yang jelas, tindak lanjut dapat dilakukan tanpa mengabaikan akurasi stok maupun tanggung jawab masing-masing pihak.

Prinsip ini juga menunjukkan pentingnya memilih layanan pengiriman yang memperhatikan keteraturan proses dan dokumentasi, terutama untuk distribusi barang besar lintas provinsi.

Papandayan Cargo hadir sebagai partner logistik nasional untuk membantu kebutuhan pengiriman barang besar lintas provinsi melalui layanan darat, laut, dan udara, dengan dukungan identifikasi koli, tracking, serta dokumentasi pengiriman. 

Melalui proses yang terarah dan koordinasi sesuai kebutuhan kiriman, Papandayan Cargo berupaya memberikan rasa aman dan ketenangan bagi bisnis yang membutuhkan solusi pengiriman yang dapat diandalkan.