Papandayan Cargo – Dalam proses pengiriman, barang yang sudah sampai di lokasi tujuan belum tentu langsung dapat diserahkan kepada penerima. Ada dokumen yang menjadi acuan bahwa barang tersebut memang sudah dapat dilepas kepada pihak yang berhak menerimanya.
Dokumen tersebut dikenal sebagai delivery order atau DO. Keberadaannya membantu proses penyerahan barang menjadi lebih jelas karena menunjukkan barang apa yang dilepas, kepada siapa, dan berdasarkan pengiriman yang mana.
Apa Itu Delivery Order?
Delivery order adalah dokumen yang berisi instruksi atau otorisasi untuk menyerahkan barang kepada pihak yang berhak menerima.
Pada pengiriman barang, delivery order umumnya diterbitkan oleh carrier atau agen yang berwenang dan digunakan sebagai dasar pelepasan barang kepada consignee atau pihak yang ditunjuk.
Karena itu, DO berbeda dengan bukti bahwa barang sudah sampai ke penerima. Dokumen ini lebih berkaitan dengan izin pelepasan barang sebelum proses serah terima dilakukan.
Kenapa Delivery Order Dibutuhkan?
Bayangkan barang telah tiba di terminal atau gudang, tetapi tidak ada acuan yang jelas mengenai siapa yang berhak mengambilnya.
Situasi seperti ini dapat menimbulkan kesalahan penyerahan maupun ketidaksesuaian data.
Delivery order membantu memastikan barang dilepas kepada pihak yang tepat. Salah satu informasi penting di dalamnya adalah identitas penerima atau consignee. Peran consignee dalam logistik sendiri berkaitan dengan pihak yang menerima barang pada proses pengiriman.
Informasi Apa yang Ada dalam Delivery Order?
Isi delivery order dapat berbeda mengikuti sistem dan pihak yang menerbitkannya. Namun secara umum, dokumen ini dapat memuat beberapa informasi seperti:
- nama consignee atau pihak yang berhak menerima;
- nomor atau referensi pengiriman;
- rincian barang atau container;
- lokasi pelepasan barang;
- informasi penerbit atau pihak yang memberikan otorisasi.
Pada pengiriman menggunakan container, informasi seperti nomor container dan seal juga dapat tercantum untuk memastikan barang yang dilepas sesuai dengan dokumen.
Keakuratan data tersebut penting karena proses pelepasan mengacu pada identitas kiriman yang tercatat.
Delivery Order dan Bill of Lading Bukan Dokumen yang Sama
Keduanya memang dapat muncul dalam satu rangkaian pengiriman, terutama pada pengiriman laut, tetapi memiliki fungsi berbeda.
Bill of lading berkaitan dengan pencatatan dan pengangkutan barang oleh carrier, sedangkan delivery order digunakan sebagai instruksi pelepasan barang kepada pihak yang berhak menerima.
Karena fungsi keduanya saling berkaitan, ketepatan informasi pada bill of lading dapat memengaruhi kelancaran proses dokumen berikutnya.
Sederhananya:
Bill of Lading → mengidentifikasi dan mencatat pengangkutan barang
Delivery Order → memberikan otorisasi pelepasan barang
Dengan memahami perbedaannya, dokumen pengiriman tidak mudah tertukar hanya karena sama-sama digunakan dalam proses logistik.
Bagaimana Delivery Order Digunakan?
Secara umum, prosesnya dimulai ketika barang mendekati atau telah tiba di tujuan.
Data dan persyaratan pengiriman kemudian diperiksa. Setelah ketentuan yang diperlukan terpenuhi, delivery order dapat diterbitkan atau diberikan kepada pihak yang berhak.
DO tersebut kemudian menjadi salah satu acuan bagi terminal, carrier, depot, atau pihak terkait untuk melakukan pelepasan barang. Dalam praktik pelayaran, persyaratan sebelum penerbitan DO dapat berbeda tergantung carrier dan jenis pengirimannya.
Jadi, keberadaan delivery order tidak berdiri sendiri. Dokumen ini menjadi bagian dari rangkaian administrasi sebelum barang benar-benar keluar dan diteruskan kepada penerima.
Kenapa Data Delivery Order Harus Akurat?
Kesalahan sederhana seperti nama penerima, nomor referensi, atau identitas barang dapat membuat data yang tercantum tidak sesuai dengan kiriman sebenarnya.
Pada pengiriman dengan jumlah barang yang banyak, informasi jumlah kemasan juga perlu diperiksa dengan jelas. Dalam logistik, satuan kemasan barang sering disebut sebagai koli dan digunakan untuk membantu mengenali jumlah unit yang ditangani dalam suatu pengiriman.
Karena itu, pengecekan dokumen bukan hanya persoalan administrasi. Data yang tepat membantu proses penyerahan barang berjalan sesuai dengan informasi kiriman yang tercatat.
Delivery Order Menjadi Penghubung Sebelum Barang Diserahkan
Barang yang telah sampai di tujuan tetap membutuhkan proses administrasi sebelum dapat dilepas kepada penerima.
Di titik inilah delivery order berfungsi sebagai instruksi atau otorisasi pelepasan barang kepada pihak yang berhak menerima.
Dengan memahami fungsi DO, perbedaan dokumen pengiriman menjadi lebih mudah dikenali. Bill of lading berkaitan dengan proses pengangkutan, sedangkan delivery order digunakan ketika barang memasuki tahap pelepasan atau penyerahan.
