Apa Itu Delivery Order? Pengertian dan Fungsi dalam Pengiriman

Papandayan Cargo – Delivery order atau DO adalah dokumen yang digunakan dalam proses penyerahan atau pengeluaran barang kepada pihak yang berhak menerimanya. Dokumen ini membantu memastikan barang yang diproses sesuai dengan data dan pihak yang terkait dalam pengiriman.

Penggunaan delivery order dapat berbeda menurut jenis transaksi dan proses logistik. Dalam konteks barang impor di pelabuhan Indonesia, regulasi Kementerian Perhubungan mendefinisikan DO Online sebagai surat bukti penyerahan barang yang dikeluarkan perusahaan angkutan laut atau kuasanya kepada pemilik barang.

Karena itu, delivery order tidak sebaiknya disamakan dengan seluruh dokumen pengiriman. Surat jalan, Bill of Lading, manifest, hingga Proof of Delivery memiliki fungsi masing-masing pada tahapan yang berbeda.

Apa Itu Delivery Order?

Delivery order adalah dokumen yang menjadi dasar dalam proses penyerahan atau pelepasan barang kepada pihak yang berhak.

Dalam praktiknya, DO membantu menghubungkan informasi barang dengan pihak yang akan menerima atau mengambil barang. Dokumen tersebut menjadi referensi agar proses penyerahan tidak hanya bergantung pada informasi lisan.

Khusus pada proses impor melalui pelabuhan, DO juga berkaitan dengan proses release barang oleh perusahaan pelayaran. Penerapan DO Online di Indonesia dibuat untuk mendukung proses permintaan, pembayaran, hingga penerbitan DO melalui pertukaran data elektronik.

Apa Fungsi Delivery Order?

Fungsi utama delivery order berkaitan dengan kontrol ketika barang memasuki tahap penyerahan atau pengeluaran.

1. Menjadi Dasar Penyerahan Barang

DO memberikan referensi bahwa barang tertentu dapat diproses untuk diserahkan kepada pihak yang berhak menerimanya.

Dengan adanya dokumen tersebut, proses penyerahan memiliki dasar administrasi yang lebih jelas.

2. Membantu Mencocokkan Informasi Barang

Delivery order memuat informasi yang berkaitan dengan barang dan pihak yang terlibat dalam penyerahan.

Data tersebut dapat digunakan untuk memastikan barang yang diproses sesuai dengan referensi pengiriman yang tersedia.

3. Membantu Verifikasi Pihak Penerima

Sebelum barang diserahkan, informasi penerima perlu sesuai dengan data pada dokumen pengiriman.

Fungsi ini menjadi penting ketika satu lokasi menangani banyak barang atau beberapa penerima sekaligus.

4. Menjaga Keterlacakan Administrasi

Delivery order juga menjadi bagian dari jejak administrasi proses penyerahan barang.

Namun, fungsi tersebut berbeda dengan tracking. Tracking menunjukkan perkembangan perjalanan kiriman, sedangkan delivery order berkaitan dengan proses penyerahan atau release barang.

Informasi Apa Saja yang Ada dalam Delivery Order?

Format delivery order dapat berbeda bergantung pada perusahaan, jenis transaksi, serta proses logistik yang digunakan.

Secara umum, informasi yang dapat tercantum meliputi:

• nomor atau referensi delivery order;
• identitas pihak yang menerbitkan;
• identitas penerima atau pihak yang berhak mengambil barang;
• informasi atau deskripsi barang;
• jumlah barang atau koli;
• referensi dokumen pengangkutan;
• lokasi pengambilan atau penyerahan;
• tanggal penerbitan;
• masa berlaku jika diterapkan;
• informasi lain yang diperlukan dalam proses release barang.

Informasi tersebut perlu konsisten dengan dokumen dan kondisi barang yang benar-benar diproses.

Bagaimana Delivery Order Digunakan?

Secara sederhana, alur penggunaan delivery order dapat digambarkan sebagai berikut:

Data pengiriman tersedia → dokumen diperiksa → DO diterbitkan → pihak penerima diverifikasi → barang diproses untuk diserahkan.

Pada penerapan DO Online untuk barang impor di pelabuhan, proses elektronik dapat mencakup permintaan DO, pembayaran, hingga penerbitan atau release DO oleh perusahaan pelayaran.

Artinya, DO bukan sekadar pemberitahuan bahwa barang sedang dalam perjalanan. Posisi dokumen ini lebih dekat dengan proses pelepasan dan penyerahan barang.

Delivery Order dan Surat Jalan, Apa Bedanya?

Delivery order dan surat jalan sama-sama berkaitan dengan pengiriman, tetapi memiliki fungsi berbeda.

Delivery order berkaitan dengan proses penyerahan atau pengeluaran barang kepada pihak yang berhak.

Sementara itu, surat jalan mendampingi pergerakan barang dan menjadi salah satu referensi mengenai barang yang dibawa dari titik asal menuju tujuan.

Delivery order dan surat jalan digunakan pada tahapan yang berbeda. Delivery order berkaitan dengan proses penyerahan atau pengeluaran barang, sedangkan surat jalan pengiriman barang mendampingi barang selama perjalanan dan memuat informasi yang membantu proses pengecekan dari titik asal hingga tujuan. 

Apa Perbedaan Delivery Order, Bill of Lading, dan POD?

Ketiga dokumen ini berada dalam satu rangkaian logistik, tetapi mempunyai fungsi yang berbeda.

Delivery Order (DO)
Berkaitan dengan dasar atau proses penyerahan maupun pelepasan barang kepada pihak yang berhak.

Bill of Lading (B/L)
Pada pengiriman laut, Bill of Lading digunakan sebagai dokumen pengangkutan yang mencatat penerimaan barang oleh carrier. Sementara itu, delivery order digunakan pada tahap penyerahan atau pelepasan barang. 

Proof of Delivery (POD)
Pada tahap akhir pengiriman, Proof of Delivery (POD) menjadi bukti bahwa barang telah diterima oleh pihak tujuan, sedangkan delivery order digunakan pada proses menuju penyerahan atau pelepasan barang. 

Jadi, ketiganya tidak dapat saling menggantikan hanya karena sama-sama berkaitan dengan dokumen pengiriman.

Kenapa Kesesuaian Dokumen dengan Barang Penting?

Dokumen pengiriman hanya dapat berfungsi dengan baik jika data di dalamnya sesuai dengan kondisi barang yang benar-benar diproses.

Perbedaan jumlah koli, tujuan, identitas penerima, berat, atau informasi barang dapat memerlukan pemeriksaan ulang sebelum pengiriman dilanjutkan.

Dalam operasional Papandayan Cargo, kontrol dimulai dari data asal dan tujuan, jenis barang, jumlah koli, berat, serta dimensi. Ketika barang masuk gudang, proses dilanjutkan dengan timbang dan ukur, pemeriksaan kemasan, pencocokan data, serta pemberian label identifikasi pada setiap koli.

Barang kemudian ditempatkan berdasarkan zona rute sebelum proses konsolidasi dan keberangkatan. Pencocokan label, jumlah koli, zona rute, dan manifest menjadi bagian dari kontrol sebelum loading.

Proses tersebut menunjukkan bahwa dokumen dan data pengiriman perlu tetap terhubung dengan barang fisik pada setiap tahap handling.

Delivery order bukan berarti selalu digunakan dalam seluruh proses tersebut. Jenis dokumen tetap menyesuaikan kebutuhan pengiriman, tetapi prinsip kesesuaian antara data dan barang tetap penting agar proses serah terima dapat dilakukan dengan lebih terkontrol.

Apakah Semua Pengiriman Membutuhkan Delivery Order?

Tidak selalu.

Kebutuhan delivery order bergantung pada jenis transaksi, moda, proses penyerahan, serta prosedur pihak yang menangani barang.

Pada pengiriman cargo domestik, dokumen yang digunakan dapat mencakup resi, surat jalan, manifest atau packing list sesuai kebutuhan, serta Proof of Delivery pada tahap penerimaan.

Karena itu, delivery order tidak tepat dianggap sebagai dokumen wajib untuk setiap jenis pengiriman barang.

Kesimpulan

Delivery order adalah dokumen yang digunakan sebagai dasar dalam proses penyerahan atau pelepasan barang kepada pihak yang berhak.

Fungsinya perlu dibedakan dari surat jalan, Bill of Lading, tracking, dan Proof of Delivery karena setiap dokumen berada pada tahapan serta kebutuhan yang berbeda dalam proses logistik.

Selain memahami fungsi dokumennya, kesesuaian data dengan kondisi barang juga perlu dijaga. Identitas kiriman, jumlah koli, tujuan, hingga dokumen pendukung harus saling sesuai agar proses pengiriman dan serah terima dapat dilakukan secara lebih terkontrol.

FAQ tentang Delivery Order