Papandayan Cargo – Pertumbuhan bisnis biasanya diikuti oleh perubahan pada kebutuhan distribusi. Ketika volume barang meningkat, tujuan pengiriman bertambah, dan pengiriman mulai dilakukan secara rutin, proses logistik tidak lagi hanya berkaitan dengan memindahkan barang dari satu kota ke kota lain.
Bisnis mulai membutuhkan pengiriman yang lebih terstruktur, mulai dari pengaturan rute, jadwal, kapasitas, dokumentasi, hingga pemantauan status barang.
Pada tahap ini, peran jasa pengiriman ikut berubah. Penyedia logistik tidak hanya digunakan ketika ada barang yang perlu dikirim, tetapi dapat menjadi bagian dari sistem distribusi yang mendukung aktivitas bisnis sehari-hari.
Pertumbuhan Bisnis Membuat Pola Pengiriman Semakin Kompleks
Pada tahap awal, kebutuhan pengiriman sebuah bisnis mungkin masih sederhana. Barang dikirim dalam jumlah terbatas, tujuan belum banyak, dan frekuensinya belum terlalu rutin.
Namun kondisi tersebut dapat berubah ketika bisnis berkembang.
Satu titik distribusi bisa bertambah menjadi beberapa kota. Volume yang sebelumnya hanya beberapa koli dapat meningkat menjadi ratusan kilogram atau lebih. Pengiriman yang sebelumnya dilakukan sesekali juga dapat berubah menjadi jadwal mingguan atau bahkan lebih rutin.
Perubahan tersebut membuat beberapa hal mulai perlu diperhatikan secara bersamaan:
- berapa volume barang yang perlu dikirim;
- kota tujuan distribusi;
- frekuensi keberangkatan;
- karakter dan ukuran barang;
- kebutuhan pickup;
- moda pengiriman yang digunakan;
- serta dokumen dan status penerimaan barang.
Semakin besar skala distribusi, semakin penting pula koordinasi antarbagian seperti warehouse, purchasing, operasional, supply chain, hingga finance.
Dari Sekadar Mengirim Barang Menjadi Mengelola Distribusi
Perbedaan utama antara pengiriman sederhana dan distribusi bisnis terletak pada skalanya.
Dalam pengiriman satu kali, perhatian biasanya terpusat pada satu barang, satu tujuan, dan satu biaya pengiriman.
Sedangkan dalam distribusi bisnis, perusahaan dapat menangani banyak barang, beberapa tujuan, serta jadwal keberangkatan yang berbeda dalam periode yang sama.
Karena itu, perencanaan distribusi perlu melihat keseluruhan kebutuhan, bukan hanya ongkir dari satu shipment.
Misalnya, perusahaan yang mendistribusikan produk ke beberapa kota perlu mengetahui barang mana yang berangkat lebih dulu, tujuan mana yang memiliki volume lebih besar, bagaimana barang dipisahkan berdasarkan rute, serta bagaimana bukti penerimaan dikembalikan setelah pengiriman selesai.
Pada kondisi seperti ini, sistem dan proses penyedia logistik menjadi semakin penting.
Apa yang Perlu Disiapkan Sebelum Pengiriman?
Distribusi yang lebih besar biasanya membutuhkan informasi pengiriman yang lebih lengkap sejak awal.
Data dasar seperti kota asal dan tujuan tetap diperlukan. Namun ketika jumlah barang semakin banyak, informasi mengenai jenis barang, berat, ukuran, jumlah koli, bentuk kemasan, serta jadwal kesiapan barang juga perlu diperhatikan.
Data tersebut membantu menentukan kebutuhan layanan dan proses penanganan berikutnya.
Sebagai contoh, barang berdimensi besar belum tentu dihitung hanya berdasarkan berat aktual. Dalam kondisi tertentu, ukuran barang juga dapat memengaruhi berat yang digunakan sebagai dasar perhitungan pengiriman.
Karena itu, perusahaan sebaiknya menyiapkan data barang dengan lengkap sebelum meminta penawaran atau menentukan jadwal distribusi.
Pemilihan Moda Perlu Disesuaikan dengan Kebutuhan
Tidak semua kebutuhan distribusi harus menggunakan metode pengiriman yang sama.
Pemilihan moda dapat disesuaikan dengan rute tujuan, karakter barang, kebutuhan waktu, serta biaya yang perlu dipertimbangkan perusahaan.
Untuk distribusi antarkota yang terhubung melalui jaringan jalan, ekspedisi darat dapat menjadi salah satu pilihan yang digunakan sesuai karakter rute dan muatan.
Sementara itu, kebutuhan distribusi antar pulau juga dapat menggunakan ekspedisi laut ketika karakter barang dan rutenya sesuai.
Pemilihan moda sebaiknya tidak hanya didasarkan pada satu faktor. Perusahaan perlu melihat kebutuhan distribusi secara menyeluruh agar metode pengiriman yang dipilih sesuai dengan kondisi barang dan tujuan.
Distribusi Multi-Rute Membutuhkan Kontrol yang Lebih Terstruktur
Ketika pengiriman mulai menuju banyak kota, proses pemisahan barang menjadi bagian penting dalam operasional.
Barang dengan tujuan berbeda perlu tetap dapat diidentifikasi sebelum keberangkatan.
Dalam operasional Papandayan Cargo, barang yang masuk diperiksa dan setiap koli menggunakan label identifikasi sebelum ditempatkan pada area berdasarkan rute tujuan. Setelah itu, barang dapat dikonsolidasikan bersama kiriman lain yang menuju rute yang sama.
Proses seperti pelabelan dan pengelompokan rute membantu menjaga informasi kiriman tetap melekat pada barang selama proses handling.
Bagi bisnis dengan volume pengiriman yang bertambah, kontrol seperti ini menjadi penting karena jumlah barang dan tujuan distribusi yang harus dikelola juga semakin besar.
Dokumentasi Menjadi Bagian dari Kebutuhan Distribusi B2B
Dalam pengiriman bisnis, barang sampai di tujuan bukan satu-satunya hal yang dibutuhkan.
Perusahaan juga dapat membutuhkan resi, surat jalan, manifest atau packing list sesuai kebutuhan, tracking, hingga Proof of Delivery (POD) sebagai bukti penerimaan barang.
Dokumen tersebut dapat digunakan oleh beberapa bagian perusahaan.
Warehouse memerlukannya untuk mencocokkan barang. Tim operasional membutuhkan status pengiriman untuk mengatur aktivitas berikutnya. Purchasing dapat menggunakannya sebagai bagian dari administrasi vendor. Sementara finance dapat membutuhkan dokumen pendukung sebelum proses pembayaran diselesaikan.
Karena itu, aspek administrasi sebaiknya ikut dipertimbangkan ketika memilih partner pengiriman untuk kebutuhan bisnis.
Apa yang Perlu Dilihat Saat Memilih Partner Logistik?
Tarif tetap menjadi salah satu pertimbangan dalam menentukan jasa pengiriman. Namun ketika pengiriman sudah rutin atau mencakup banyak kota, keputusan tersebut sebaiknya tidak berhenti pada perbandingan ongkir.
Perusahaan juga perlu mempertimbangkan apakah partner logistik mampu mengikuti karakter distribusi yang sedang berjalan.
Beberapa hal yang dapat diperhatikan antara lain cakupan rute, pilihan moda, mekanisme pickup, proses penanganan barang, tracking, dokumentasi, serta cara koordinasi ketika kebutuhan pengiriman berubah.
Kemampuan menangani peningkatan volume juga penting.
Partner yang sesuai untuk beberapa pengiriman kecil belum tentu memiliki proses yang sesuai ketika kebutuhan berkembang menjadi pengiriman rutin ke beberapa wilayah.
Karena itu, perusahaan perlu melihat kesesuaian partner dengan kebutuhan distribusi sekarang sekaligus kemungkinan pertumbuhannya.
Ketika Volume Bertambah, Kebutuhan Logistik Perlu Dievaluasi
Tidak ada satu batas pasti kapan perusahaan harus mengubah pola pengirimannya.
Namun evaluasi mulai diperlukan ketika proses pengiriman semakin sering menyita koordinasi internal.
Misalnya ketika tujuan bertambah, pengiriman harus dijadwalkan lebih rutin, volume berubah cukup besar setiap periode, atau semakin banyak bagian perusahaan yang membutuhkan informasi terkait status barang.
Pada kondisi tersebut, perusahaan dapat mulai mengevaluasi apakah sistem pengiriman yang digunakan masih sesuai.
Tujuannya bukan sekadar mencari vendor baru, tetapi memastikan proses logistik dapat mengikuti perkembangan kebutuhan distribusi perusahaan.
Papandayan Cargo untuk Kebutuhan Distribusi Bisnis
Papandayan Cargo membantu kebutuhan distribusi barang skala cargo ke berbagai kota di Indonesia melalui jalur darat, laut, dan udara.
Proses pengiriman didukung oleh pemeriksaan barang, penimbangan dan pengukuran, pelabelan per koli, pengelompokan berdasarkan rute tujuan, konsolidasi, tracking, hingga dokumentasi penerimaan.
Untuk perusahaan dengan kebutuhan distribusi rutin, volume yang berkembang, atau tujuan pengiriman yang semakin luas, skema kerja sama dapat disesuaikan dengan karakter operasional perusahaan.
Informasi mengenai kebutuhan tersebut dapat dikonsultasikan lebih lanjut melalui layanan Papandayan Cargo untuk perusahaan dan kebutuhan korporasi. Halaman korporasi saat ini memang diarahkan untuk kebutuhan perusahaan, termasuk data origin, tujuan, frekuensi kirim, dan rata-rata volume pengiriman.
