Banyak jasa ekspedisi menawarkan tarif, estimasi, dan cakupan pengiriman yang berbeda. Namun, layanan yang sesuai untuk satu jenis barang belum tentu cocok digunakan untuk barang, rute, atau kebutuhan pengiriman lainnya.
Karena itu, memilih jasa ekspedisi sebaiknya dimulai dari kebutuhan pengiriman, bukan sekadar mencari tarif paling murah. Jenis barang, berat dan dimensi, kota tujuan, waktu barang harus tiba, serta frekuensi pengiriman akan memengaruhi layanan yang perlu digunakan.
Badan Pusat Statistik juga menerbitkan publikasi khusus mengenai sektor pergudangan, ekspedisi, dan kurir. Data tersebut mencakup profil perusahaan, produksi, pendapatan, pengeluaran, dan karakteristik usaha yang digunakan sebagai dasar untuk memahami kondisi sektor logistik. Hal ini menunjukkan bahwa kemampuan operasional penyedia jasa menjadi bagian penting dalam proses distribusi barang.
Kenali Kebutuhan Pengiriman Sebelum Memilih Ekspedisi
Sebelum membandingkan beberapa perusahaan ekspedisi, siapkan informasi dasar pengiriman terlebih dahulu. Detail yang lengkap membantu penyedia jasa menentukan rute, moda, kebutuhan penanganan, dan dasar perhitungan ongkos kirim.
Identifikasi Jenis dan Karakter Barang
Sampaikan jenis barang secara spesifik. Pakaian, furniture, mesin, barang elektronik, stok usaha, dan material proyek memiliki kebutuhan penanganan yang berbeda.
Periksa beberapa hal berikut:
- Apakah barang mudah pecah atau berubah bentuk?
- Apakah barang berukuran besar atau berbobot berat?
- Apakah terdapat komponen yang perlu dilepas?
- Apakah barang membutuhkan packing tambahan?
- Apakah terdapat baterai, oli, cairan, atau bahan tertentu?
Barang yang mengandung baterai perlu diinformasikan sejak awal, terutama untuk pengiriman udara. IATA mengatur klasifikasi, pengecualian, pembatasan, dan ketentuan pengangkutan baterai lithium melalui jalur udara.
Kesediaan menerima barang belum tentu menunjukkan bahwa penyedia jasa berpengalaman menangani barang tersebut. Tanyakan bagaimana barang akan ditempatkan, diamankan, serta dibongkar saat tiba.
Hitung Berat, Dimensi, dan Jumlah Barang
Siapkan berat aktual, panjang, lebar, tinggi, serta jumlah koli atau unit. Informasi tersebut diperlukan untuk menentukan kapasitas kendaraan dan dasar perhitungan biaya.
Barang yang ringan tetapi berdimensi besar dapat dihitung menggunakan berat volume karena membutuhkan ruang kendaraan lebih banyak. Pengukuran yang akurat juga mengurangi risiko perubahan biaya setelah barang diperiksa atau dijemput.
Tentukan Kota Asal, Tujuan, dan Waktu Pengiriman
Sampaikan lokasi penjemputan dan alamat penerima secara rinci. Nama kota saja belum tentu cukup karena beberapa alamat dapat berada di luar area pengantaran reguler.
Pastikan area penjemputan tersedia, alamat penerima dapat dijangkau, dan sistem pengantaran sudah diketahui. Untuk kebutuhan restock, pembukaan cabang, perlengkapan acara, atau proyek, sediakan waktu cadangan agar barang masih dapat diperiksa setelah tiba.
Tentukan Prioritas Pengiriman
Tiga pertimbangan utama dalam pengiriman adalah biaya, kecepatan, dan kapasitas.
Barang yang dibutuhkan segera dapat memprioritaskan waktu tiba. Sementara itu, barang besar, stok usaha, dan distribusi rutin biasanya lebih mempertimbangkan kapasitas serta efisiensi biaya.
Setelah kebutuhan tersebut dipetakan, pengguna dapat membandingkan jasa ekspedisi berdasarkan kemampuan layanan secara lebih objektif.
10 Tips Memilih Jasa Ekspedisi yang Tepat
Setelah kebutuhan pengiriman dipahami, bandingkan setiap ekspedisi dari sisi layanan, rute, biaya, dan kejelasan prosesnya.
Untuk rute Kalimantan Timur, lihat juga layanan ekspedisi Jakarta Balikpapan.
1. Pastikan Layanan Sesuai dengan Jenis Barang
Periksa apakah ekspedisi terbiasa menangani barang yang akan dikirim, seperti:
- Barang besar dan berat
- Furniture
- Mesin
- Barang elektronik
- Barang mudah pecah
- Stok usaha
- Material proyek
- Perlengkapan perusahaan
Pengiriman mesin dan furniture membutuhkan penanganan yang berbeda dari paket reguler. Penyedia jasa perlu memahami cara menempatkan, mengamankan, dan membongkar barang tersebut.
Untuk muatan berdimensi besar atau berjumlah banyak, arahkan pembaca menuju halaman jasa kirim barang besar agar pilihan layanannya dapat dipelajari lebih lanjut.
2. Periksa Rute dan Area Layanan secara Spesifik
Jangan langsung mengandalkan klaim pengiriman ke seluruh Indonesia. Pastikan kota asal, kota tujuan, area penjemputan, dan alamat penerima termasuk dalam cakupan layanan.
Tanyakan pula sistem pengirimannya:
- Door-to-door
- Door-to-port
- Port-to-door
- Port-to-port
Perbedaan sistem tersebut memengaruhi proses penjemputan, pengantaran, biaya, dan tanggung jawab pengguna.
Untuk pengiriman antarkota, tambahkan internal link menuju halaman rute yang relevan, misalnya ekspedisi Jakarta Surabaya.
3. Sesuaikan Moda dengan Prioritas Pengiriman
Setiap moda memiliki fungsi yang berbeda.
Ekspedisi darat dapat digunakan untuk distribusi antarkota atau pengiriman dalam satu pulau. Moda ini sesuai untuk stok usaha, furniture, mesin, dan kebutuhan distribusi rutin.
Ekspedisi laut dapat dipertimbangkan untuk pengiriman antarpulau, terutama barang besar atau muatan dalam jumlah banyak. Jadwal keberangkatan kapal perlu dikonfirmasi sebelum barang dijemput.
Ekspedisi udara lebih relevan untuk barang yang dibutuhkan dalam waktu singkat. Namun, jenis barang dan ketentuan penerbangan perlu diperiksa sejak awal.
Sementara itu, layanan trucking dapat digunakan ketika pengiriman membutuhkan kapasitas kendaraan tertentu atau satu kendaraan khusus.
4. Periksa Kejelasan Tarif dan Biaya Tambahan
Mintalah rincian biaya secara tertulis agar setiap penawaran dapat dibandingkan secara adil.
Beberapa komponen yang perlu dikonfirmasi meliputi:
- Perhitungan berat aktual atau berat volume
- Minimum berat atau minimum charge
- Biaya packing
- Biaya penjemputan
- Biaya bongkar muat
- Biaya area di luar jangkauan
- Biaya administrasi
- Pilihan perlindungan barang
Undang-Undang Perlindungan Konsumen mengatur hak pengguna untuk memperoleh informasi yang benar, jelas, dan jujur mengenai kondisi dan jaminan barang atau jasa. Karena itu, rincian layanan dan biaya sebaiknya dipahami sebelum pengiriman disepakati.
Harga awal yang terlihat rendah dapat berubah apabila beberapa komponen belum dimasukkan ke dalam penawaran.
5. Nilai Estimasi dan Jadwal secara Realistis
Estimasi pengiriman dipengaruhi oleh waktu penjemputan, jadwal keberangkatan, konsolidasi muatan, perjalanan, dan proses pengantaran ke alamat penerima.
Jangan berhenti pada pertanyaan “berapa hari”. Tanyakan juga:
- Kapan barang dijemput?
- Kapan barang dijadwalkan berangkat?
- Sejak tahap mana estimasi mulai dihitung?
- Apakah tersedia jadwal keberangkatan tertentu?
- Apakah tujuan berada di area pengantaran langsung?
Jawaban yang jelas membantu perusahaan menyusun jadwal distribusi dan persediaan dengan lebih realistis.
6. Pastikan Tersedia Tracking dan Bukti Penerimaan
Tracking membantu pengguna memantau perkembangan barang selama pengiriman. Periksa apakah ekspedisi menyediakan nomor resi, pembaruan status, dan kontak yang dapat dihubungi ketika terjadi kendala.
Untuk kebutuhan perusahaan, tanyakan pula ketersediaan Proof of Delivery atau POD. Bukti penerimaan dapat memuat nama penerima, waktu penerimaan, tanda tangan, atau dokumentasi bahwa barang telah sampai.
POD dapat membantu proses administrasi, pencatatan stok, penagihan, serta koordinasi dengan cabang atau pelanggan.
7. Tanyakan Standar Packing dan Handling
Pastikan sejak awal siapa yang bertanggung jawab atas packing. Tanyakan apakah ekspedisi menyediakan layanan packing dan jenis perlindungan yang disarankan.
Kebutuhan packing perlu ditentukan berdasarkan:
- Karakter barang
- Ukuran dan bobot
- Tingkat kerentanan
- Moda pengiriman
- Proses bongkar muat
- Kondisi perjalanan
Tidak semua barang membutuhkan packing kayu. Beberapa barang cukup dilindungi menggunakan karton, bubble wrap, wrapping, pallet, atau pengikat tambahan.
Packing yang terlalu besar juga dapat menambah dimensi dan memengaruhi biaya pengiriman.
8. Pelajari Prosedur Klaim dan Perlindungan Barang
Pahami prosedur yang berlaku apabila terjadi kerusakan atau kehilangan selama pengiriman.
Hal yang perlu ditanyakan antara lain:
- Batas waktu pelaporan
- Dokumen yang perlu disiapkan
- Kondisi yang dapat diajukan
- Kondisi yang tidak ditanggung
- Ketersediaan pilihan asuransi
- Alur pemeriksaan klaim
- Proses penyelesaian klaim
Simpan foto kondisi barang, surat jalan, penawaran, resi, dan bukti penerimaan sebagai dokumentasi pengiriman.
9. Periksa Reputasi dan Identitas Perusahaan
Identitas perusahaan yang jelas memudahkan pengguna melakukan verifikasi sebelum menyerahkan barang.
Periksa beberapa unsur berikut:
- Alamat kantor
- Website resmi
- Nomor dan kanal komunikasi
- Informasi layanan
- Ulasan pelanggan
- Pengalaman menangani barang atau rute serupa
Profil perseroan juga dapat diperiksa melalui layanan resmi Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum. Data perseroan pada AHU Online mengacu pada ketentuan mengenai perseroan terbatas di Indonesia.
Jangan menilai perusahaan berdasarkan satu ulasan. Perhatikan pola pengalaman pelanggan dan cara perusahaan menanggapi pertanyaan atau keluhan.
10. Nilai Kejelasan Komunikasi Sejak Awal
Komunikasi awal dapat memberikan gambaran mengenai proses koordinasi selama pengiriman.
Penyedia jasa seharusnya mampu menjelaskan:
- Apakah jenis barang dapat diterima
- Moda yang tersedia
- Dasar perhitungan biaya
- Jadwal dan estimasi
- Proses penjemputan
- Dokumen yang diperlukan
- Kontak untuk koordinasi
Waspadai penyedia jasa yang langsung memberikan harga tanpa menanyakan jenis barang, berat, dimensi, kota asal, dan alamat tujuan.
Sesuaikan Ekspedisi dengan Skala Pengiriman
Kriteria memilih ekspedisi juga perlu disesuaikan dengan skala pengiriman.
| Kebutuhan pengiriman | Hal yang perlu diprioritaskan |
| Paket pribadi kecil | Kemudahan agen, tarif, dan tracking |
| Toko atau UMKM | Pickup, tarif volume, ketepatan, dan jangkauan |
| Barang besar dan berat | Kapasitas, handling, minimum berat, dan moda |
| Distribusi perusahaan | Jadwal, PIC, POD, pelaporan, dan banyak tujuan |
| Pengiriman proyek | Kapasitas, koordinasi, timeline, dan administrasi |
Semakin besar jumlah barang dan semakin kompleks tujuan pengiriman, semakin penting kemampuan koordinasi penyedia jasa.
Kriteria Tambahan untuk Pengiriman Bisnis
Pengiriman bisnis biasanya berkaitan dengan stok, jadwal cabang, pelanggan, dan administrasi perusahaan. Karena itu, terdapat beberapa kriteria tambahan yang perlu diperiksa.
Kapasitas Pengiriman Rutin
Pastikan vendor mampu menangani perubahan volume, pengiriman berkala, lonjakan kebutuhan, dan distribusi menuju beberapa lokasi.
Jadwal dan Ketersediaan Moda
Konfirmasikan jadwal keberangkatan, batas waktu barang masuk, waktu penjemputan, serta alternatif moda apabila jadwal utama tidak sesuai.
PIC dan Alur Eskalasi
Pastikan terdapat pihak yang bertanggung jawab memberikan pembaruan. Perusahaan juga perlu mengetahui kontak yang dapat dihubungi apabila terjadi perubahan atau kendala.
POD, Pelaporan, dan Administrasi
Kebutuhan administrasi dapat mencakup surat jalan, invoice, bukti penerimaan, rekap pengiriman, dan informasi penerima barang.
Tanda Jasa Ekspedisi Kurang Sesuai
Beberapa kondisi berikut perlu menjadi perhatian sebelum barang diserahkan:
- Memberikan harga tanpa menanyakan jenis barang
- Tidak meminta informasi berat dan dimensi
- Tidak menjelaskan dasar perhitungan tarif
- Estimasi berubah tanpa penjelasan
- Prosedur klaim tidak jelas
- Sulit memberikan pembaruan status
- Tidak dapat menjelaskan bukti penerimaan
- Mengklaim cakupan luas tanpa menjelaskan rute
- Sulit dihubungi sejak tahap konsultasi
Satu tanda belum tentu menunjukkan bahwa penyedia jasa bermasalah. Namun, beberapa tanda yang muncul bersamaan layak dipertimbangkan sebelum mengambil keputusan.
Checklist Sebelum Memilih Jasa Ekspedisi
Sebelum menentukan penyedia jasa, pastikan:
- Jenis dan karakter barang telah diinformasikan.
- Berat, dimensi, dan jumlah barang telah dihitung.
- Kota asal dan tujuan telah dikonfirmasi.
- Area penjemputan dan pengantaran tersedia.
- Moda pengiriman telah disesuaikan.
- Dasar perhitungan tarif telah dijelaskan.
- Biaya tambahan telah dikonfirmasi.
- Estimasi dan jadwal tersedia.
- Tracking dapat digunakan.
- Bukti penerimaan tersedia.
- Prosedur klaim telah dipahami.
- PIC koordinasi dapat dihubungi.
- Penawaran dan kesepakatan tercatat secara tertulis.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Periksa identitas perusahaan, alamat kantor, website resmi, ulasan pelanggan, kejelasan prosedur, serta kemampuan tim menjelaskan kebutuhan pengiriman sejak awal.
Tidak selalu. Tarif perlu dibandingkan dengan cakupan layanan, estimasi, metode penanganan, tracking, dan biaya tambahan.
Tanyakan penerimaan jenis barang, rute, dasar tarif, minimum berat, jadwal, estimasi, packing, tracking, serta prosedur klaim.
Jasa cargo lebih relevan untuk barang besar, berat, berjumlah banyak, atau pengiriman bisnis yang membutuhkan kapasitas lebih besar.
Barang berukuran besar membutuhkan ruang kendaraan lebih banyak. Karena itu, biaya dapat dihitung menggunakan berat volume meskipun berat aktual barang relatif ringan.
Pilih Ekspedisi Berdasarkan Kebutuhan Barang
Tips memilih jasa ekspedisi yang tepat adalah mencocokkan kemampuan penyedia jasa dengan jenis barang, rute, moda, biaya, estimasi, tracking, prosedur klaim, serta kebutuhan koordinasi.
Untuk barang besar, pengiriman antarkota, dan distribusi perusahaan, pengalaman menangani muatan serta kejelasan proses perlu menjadi pertimbangan utama.
Papandayan Cargo telah beroperasi sejak 2014 dan membantu kebutuhan pengiriman barang besar serta distribusi bisnis melalui jalur darat, laut, dan udara.
Sampaikan jenis barang, berat, dimensi, kota asal, serta tujuan pengiriman agar pilihan layanan dapat diperiksa sesuai kebutuhan.
