Bagaimana Proses Pengiriman Barang dari Pabrik atau Produsen?

Papandayan Cargo – Proses pengiriman barang dari pabrik atau produsen dimulai dari menentukan barang dan tujuan distribusi, mengelompokkan pesanan, menyiapkan kemasan serta data kiriman, memilih rute dan moda, menyerahkan barang ke partner logistik, hingga memastikan barang diterima di titik tujuan.

Tujuannya tidak selalu mengirim barang langsung ke konsumen akhir. Produk dari pabrik dapat menuju distributor, gudang cabang, retailer, lokasi proyek, customer bisnis, atau titik distribusi lain sesuai pola penjualan perusahaan.

Karena itu, prosesnya perlu dilihat sebagai bagian dari distribusi barang, bukan sekadar perpindahan barang dari pabrik ke kendaraan pengiriman.

Ke Mana Barang dari Pabrik Biasanya Dikirim?

Alur distribusi setiap produsen dapat berbeda tergantung model bisnis dan jaringan penjualannya.

Beberapa pola yang umum antara lain:

Pabrik → Distributor → Retailer → Konsumen

Pabrik → Gudang Cabang → Area Distribusi

Pabrik → Customer Bisnis

Pabrik → Lokasi Proyek

Pabrik → Konsumen Akhir

Produsen dengan jaringan distributor mungkin mengirim dalam jumlah besar ke beberapa titik utama. Sementara perusahaan yang melayani customer bisnis dapat mengirim langsung berdasarkan pesanan atau purchase order.

Tidak ada satu pola yang otomatis paling efisien. Volume, jumlah tujuan, kebutuhan stok, frekuensi pengiriman, serta karakter barang ikut menentukan alur yang lebih sesuai.

Bagaimana Proses Pengiriman Barang dari Pabrik?

Sebelum masuk ke proses ekspedisi, ada beberapa keputusan distribusi yang perlu disiapkan dari sisi produsen.

1. Menentukan Pesanan dan Tujuan Pengiriman

Proses dimulai dari barang apa yang perlu dikirim dan ke mana barang tersebut akan didistribusikan.

Data tujuan dapat berasal dari pesanan customer, purchase order, kebutuhan replenishment distributor, permintaan cabang, atau jadwal distribusi perusahaan.

Pada tahap ini, informasi seperti kota tujuan, alamat penerima, jumlah barang, dan jadwal kebutuhan perlu dipastikan terlebih dahulu.

Semakin banyak titik distribusi yang dilayani, semakin penting pengelompokan data dilakukan sebelum barang keluar dari pabrik.

2. Mengelompokkan Barang Berdasarkan Tujuan dan Jadwal

Barang yang sudah selesai diproduksi belum tentu langsung dikirim satu per satu.

Produsen dapat mengelompokkan barang berdasarkan:

• kota atau wilayah tujuan;
• distributor atau customer;
• jadwal keberangkatan;
• jenis produk;
• jumlah atau volume pengiriman.

Pengelompokan ini membantu menentukan apakah barang perlu dikirim sekaligus, dibagi menjadi beberapa shipment, atau dijadwalkan secara bertahap.

Untuk pengiriman berulang, pola tersebut juga dapat menjadi dasar penyusunan jadwal distribusi berikutnya.

3. Menyiapkan Barang dan Kemasan

Sebelum diserahkan untuk pengiriman, kondisi barang dan kemasannya perlu diperiksa.

Produk dalam kardus, spare part, mesin, material, furniture, elektronik, maupun barang dengan bentuk tidak beraturan memiliki kebutuhan kemasan yang berbeda.

Hal yang perlu diperhatikan antara lain:

• apakah kemasan cukup melindungi barang;
• jumlah koli sudah sesuai;
• barang mudah pecah, lecet, atau berubah posisi;
• terdapat bagian yang membutuhkan perhatian khusus;
• dimensi akhir berubah setelah proses packing.

Bagi perusahaan manufaktur, barang yang didistribusikan dapat berupa komponen produksi, mesin, hingga produk jadi dengan kebutuhan penanganan yang berbeda. Kondisi tersebut menjadi salah satu pertimbangan dalam menentukan jasa pengiriman barang manufaktur yang sesuai dengan karakter barang dan rutenya. 

4. Menyiapkan Data Berat, Dimensi, dan Jumlah Koli

Data fisik barang menjadi dasar untuk mengevaluasi kebutuhan pengiriman.

Informasi yang sebaiknya tersedia meliputi:

• berat aktual;
• panjang;
• lebar;
• tinggi;
• jumlah koli;
• jenis kemasan.

Dimensi sebaiknya dicatat setelah barang selesai dipacking agar ukurannya mencerminkan kondisi barang saat benar-benar dikirim.

Jika ukurannya sudah tersedia tetapi belum dikonversi, cara menghitung volume dan kubikasi barang dapat digunakan untuk memahami kebutuhan ruang kiriman sebelum layanan ditentukan.

5. Menentukan Rute, Moda, dan Partner Logistik

Setelah data barang dan tujuan tersedia, perusahaan dapat mengevaluasi cara barang akan dikirim.

Pemilihannya tidak cukup berdasarkan ongkir. Rute, berat dan volume, karakter barang, kebutuhan waktu, akses lokasi, serta pola distribusi juga perlu dipertimbangkan.

Untuk rute jarak jauh, jalur darat dan laut memiliki karakter penggunaan yang berbeda. Karena itu, keputusan memilih pengiriman darat atau laut perlu disesuaikan dengan rute, volume, jenis barang, dan kebutuhan waktu. 

Pada tahap ini perusahaan juga perlu memastikan partner logistik memiliki layanan yang sesuai dengan origin, kota tujuan, karakter barang, dan kebutuhan distribusinya.

6. Menyerahkan Barang untuk Proses Pengiriman

Setelah kebutuhan pengiriman disepakati, barang siap diserahkan kepada partner logistik.

Proses penyerahan dapat dilakukan melalui pickup dari lokasi pabrik atau dengan membawa barang ke gudang sesuai cakupan dan skema layanan yang tersedia.

Dari titik ini, fokusnya sudah bergeser dari perencanaan distribusi oleh produsen menjadi proses operasional cargo.

Setelah diserahkan kepada partner logistik, barang akan masuk ke tahapan pemeriksaan, pemrosesan di gudang, keberangkatan, tracking, hingga delivery sebagai bagian dari proses pengiriman cargo dari awal sampai akhir. 

7. Memastikan Barang Diterima dan Distribusi Berlanjut

Proses distribusi belum selalu selesai ketika barang tiba di kota tujuan.

Jika barang dikirim ke distributor atau gudang cabang, produk masih dapat bergerak menuju retailer, customer, atau titik distribusi berikutnya.

Karena itu, perusahaan perlu memastikan beberapa hal seperti:

• barang diterima oleh pihak yang sesuai;
• jumlah kiriman sesuai;
• status penerimaan tersedia;
• dokumen pengiriman dapat dicocokkan;
• kebutuhan distribusi berikutnya dapat dijadwalkan.

Informasi penerimaan menjadi semakin penting ketika pengiriman dilakukan rutin karena data shipment sebelumnya dapat digunakan untuk merencanakan pengiriman selanjutnya.

Direct Shipping atau Melalui Jaringan Distribusi?

Barang dari pabrik tidak harus selalu melewati banyak titik distribusi.

Pada kondisi tertentu, perusahaan dapat menggunakan direct shipping, yaitu mengirim barang langsung dari pabrik menuju customer atau titik penerima.

Alurnya menjadi lebih pendek:

Pabrik → Customer

Sementara model distribusi bertingkat dapat berbentuk:

Pabrik → Distributor → Retailer → Customer

Direct shipping dapat mengurangi jumlah perpindahan barang, tetapi bukan berarti selalu menjadi pilihan paling hemat atau paling tepat.

Jika customer tersebar di banyak kota dengan volume kecil per tujuan, misalnya, mengirim langsung ke setiap penerima dapat menghasilkan pola biaya dan koordinasi yang berbeda dibanding mengirim volume besar ke distributor regional.

Sebaliknya, direct shipping dapat lebih relevan ketika tujuan sudah jelas, volume memadai, dan tidak dibutuhkan stok perantara.

Jadi, pilihan antara direct shipping dan jaringan distribusi perlu mengikuti struktur penjualan dan kebutuhan stok perusahaan.

Baca Juga: Apa yang Perlu Diperhatikan Saat Mengirim Barang Jadi dari Pabrik?

Apa yang Menentukan Efisiensi Distribusi dari Pabrik?

Efisiensi tidak cukup diukur dari sedikitnya tahapan pengiriman.

Beberapa faktor perlu dibaca secara bersamaan.

Volume Pengiriman

Volume besar menuju satu tujuan memiliki kebutuhan berbeda dengan banyak shipment kecil menuju beberapa kota.

Jumlah Tujuan

Semakin banyak titik tujuan, semakin besar kebutuhan pengelompokan rute dan jadwal distribusi.

Frekuensi Pengiriman

Sekali kirim dapat dievaluasi sebagai satu shipment. Pengiriman mingguan atau bulanan membutuhkan pola yang dapat digunakan kembali.

Kebutuhan Stok

Pengiriman perlu disesuaikan dengan kebutuhan distributor, cabang, retailer, atau customer agar jumlah barang yang dikirim tetap relevan dengan kebutuhan penerimaan.

Karakter Barang

Ukuran, berat, bentuk, kemasan, serta tingkat kerentanan barang dapat memengaruhi pilihan layanan.

Kebutuhan Waktu

Waktu pengiriman perlu dilihat bersama kapan barang selesai diproduksi, kapan siap diambil, dan kapan harus tersedia di titik tujuan.

Karena itu, alur paling pendek belum tentu menjadi alur distribusi yang paling sesuai.

Bagaimana Jika Pengiriman dari Pabrik Dilakukan Secara Rutin?

Pengiriman rutin membuat kebutuhan perusahaan bergeser dari mengatur satu shipment menjadi mengelola pola distribusi.

Misalnya, satu pabrik perlu mengirim:

• setiap minggu ke distributor;
• berdasarkan purchase order;
• ke beberapa gudang cabang;
• dengan volume yang berubah setiap periode;
• atau ke kota berbeda sesuai kebutuhan penjualan.

Pada kondisi tersebut, perusahaan perlu mulai memetakan rute utama, frekuensi, perubahan volume, jadwal barang siap, serta pola penerimaan di setiap tujuan.

Ketika jumlah rute semakin berkembang, kebutuhan distribusi juga menjadi lebih kompleks. Coverage, lead time, kapasitas, visibility, dan konsistensi proses perlu dipertimbangkan dalam memilih partner logistik untuk distribusi multi-rute agar pengiriman tetap dapat dijalankan secara terkontrol. 

Peran Papandayan Cargo dalam Pengiriman dari Pabrik

Untuk kebutuhan pengiriman skala cargo, Papandayan Cargo memeriksa kebutuhan berdasarkan kota asal dan tujuan, jenis barang, jumlah koli, berat, dimensi, kondisi kemasan, serta kebutuhan layanan sebelum skema pengiriman ditentukan.

Barang dapat dijemput sesuai cakupan layanan atau diantar ke gudang untuk masuk ke proses operasional.

Setelah diterima, kontrol kiriman didukung melalui pemeriksaan barang, label identifikasi per koli, pengelompokan berdasarkan rute tujuan, konsolidasi, tracking, hingga dokumentasi penerimaan sesuai proses pengiriman yang dijalankan.

Bagi produsen, proses tersebut berfungsi sebagai kelanjutan dari perencanaan distribusi yang sudah dilakukan sebelumnya. Pabrik menentukan apa, berapa, kapan, dan ke mana barang perlu dikirim, sedangkan partner logistik menjalankan perpindahan barang sesuai kebutuhan rute dan layanan yang telah diperiksa.

Kesimpulan

Proses pengiriman barang dari pabrik atau produsen tidak dimulai ketika truk datang dan tidak selalu berakhir langsung di konsumen.

Alurnya dimulai dari menentukan kebutuhan distribusi, mengelompokkan barang berdasarkan tujuan, memastikan kemasan dan data kiriman siap, memilih rute serta moda, menyerahkan barang kepada partner logistik, lalu memastikan penerimaan di titik tujuan.

Direct shipping dapat menjadi salah satu pilihan, tetapi tidak selalu menjadi pola terbaik untuk semua perusahaan. Volume, jumlah tujuan, frekuensi, kebutuhan stok, karakter barang, dan jaringan distribusi tetap perlu dipertimbangkan.

Dengan memahami pola tersebut, pengiriman dapat direncanakan sebagai bagian dari sistem distribusi bisnis, bukan sekadar aktivitas memindahkan barang dari pabrik ke satu alamat.

FAQ