5 Cara Memilih Vendor Logistik agar Proses PO Lebih Rapi

Papandayan Cargo – Cara memilih vendor logistik tidak cukup hanya dengan membandingkan tarif. Bagi bisnis, vendor juga perlu mampu menjaga informasi pengiriman tetap konsisten sejak quotation dibuat, PO diterbitkan, barang diproses, hingga dokumen penerimaan tersedia.

Masalahnya, satu ketidaksesuaian data di awal dapat memunculkan koreksi pada tahap berikutnya. Berat atau dimensi berbeda, alamat berubah, tipe layanan tidak sama, atau jumlah koli tidak sesuai dapat membuat quotation maupun PO harus diperiksa kembali.

Karena itu, vendor logistik sebaiknya dinilai dari seberapa jelas proses dan informasi pengiriman dapat ditelusuri dari awal hingga barang diterima.

Jika persoalannya sudah muncul sejak penyusunan PO, baca juga kenapa PO pengiriman sering meleset untuk melihat data yang perlu dikunci sejak awal.

Kenapa Vendor Logistik Berpengaruh pada Kerapian Proses PO?

PO pengiriman tidak berdiri sendiri. Sebelumnya sudah ada informasi mengenai rute, alamat, barang, jumlah koli, berat, dimensi, tipe layanan, hingga jadwal pengiriman yang menjadi dasar quotation.

Setelah quotation disetujui, sebagian informasi tersebut kembali digunakan dalam PO dan proses operasional. Karena itu, semakin awal data diklarifikasi, semakin kecil ruang ketidaksesuaian pada tahap berikutnya.

Alurnya kurang lebih seperti ini:

Kebutuhan Pengiriman → Quotation → Approval & PO → Verifikasi Barang → Pengiriman → POD & Dokumen

Yang perlu dipastikan bukan hanya harga sudah sesuai, tetapi juga bahwa informasi tetap terhubung sepanjang alur tersebut 

5 Ciri Vendor Logistik yang Membantu Proses PO Lebih Rapi 

Vendor yang memudahkan proses PO bukan berarti seluruh pengiriman selalu berjalan tanpa perubahan. Di lapangan, kondisi aktual barang maupun kebutuhan pengiriman tetap dapat berubah. 

Pembeda utamanya adalah bagaimana vendor memeriksa data, menjelaskan perubahan, dan menjaga proses tetap mudah ditelusuri. Lima hal berikut dapat menjadi indikator ketika membandingkan vendor logistik.

1. Data Pengiriman Diperiksa Sebelum Quotation

Quotation yang cepat belum tentu siap diproses jika dibuat dari informasi yang belum lengkap. Vendor perlu mengetahui setidaknya:

• asal dan tujuan;
• jenis barang;
• jumlah koli;
• berat dan dimensi;
• alamat pengiriman;
• jadwal;
• serta kebutuhan handling atau packing bila diperlukan.

Papandayan Cargo menggunakan tahapan kualifikasi kebutuhan sebelum penawaran, kemudian melakukan pemeriksaan kembali ketika barang masuk proses inbound. Barang ditimbang, diukur, dihitung jumlah kolinya, diperiksa kemasannya, dan dicocokkan dengan informasi pengiriman.

Proses ini membantu mengurangi kemungkinan quotation dibangun dari data yang terlalu parsial. 

2. Dasar Quotation dan Perubahannya Bisa Dijelaskan

Quotation tidak cukup hanya menampilkan angka. Perusahaan juga perlu memahami kondisi pengiriman yang menjadi dasar penawaran. 

Misalnya, penawaran dapat dipengaruhi oleh rute, alamat, berat atau volume barang, moda, tipe layanan, serta kebutuhan handling.

Perubahan quotation juga tidak selalu berarti ada masalah. Revisi dapat muncul ketika kondisi aktual berbeda dari informasi awal.

Yang perlu diperhatikan adalah apakah perubahannya jelas:

Apa yang berubah → Mengapa berubah → Apa dampaknya terhadap kebutuhan pengiriman

Pola tersebut memberikan dasar yang lebih jelas ketika perlu dilakukan koreksi PO atau approval ulang. 

3. Data PO Diperiksa Kembali dengan Kondisi Barang

Quotation, PO, dan barang aktual seharusnya merujuk pada kebutuhan pengiriman yang sama.

Informasi seperti tujuan, penerima, jumlah koli, berat, dimensi, serta tipe layanan perlu tetap konsisten. Jika terdapat perbedaan, konfirmasi sebaiknya dilakukan sebelum barang masuk proses berikutnya.

Contohnya, quotation menggunakan layanan hub-to-hub, sedangkan PO meminta pengiriman sampai alamat penerima. Keduanya memiliki kebutuhan operasional berbeda sehingga perlu diperjelas sebelum barang diberangkatkan.

Di Papandayan Cargo, verifikasi inbound menjadi salah satu titik pemeriksaan sebelum barang masuk ke tahapan pelabelan, pengelompokan rute, konsolidasi, dan keberangkatan.

4. Status dan Dokumen Pengiriman Mudah Ditelusuri

Proses administrasi tidak selalu selesai ketika barang sudah diberangkatkan. Status pengiriman dan dokumen penerimaan masih dapat dibutuhkan untuk koordinasi internal, administrasi, maupun proses pembayaran. 

Karena itu, vendor logistik perlu memiliki alur informasi yang jelas dari barang berangkat sampai diterima. Dokumen seperti resi, surat jalan, dan POD juga membantu memastikan proses pengiriman dapat ditelusuri ketika dibutuhkan.

Untuk pengiriman melalui Papandayan Cargo, perkembangan kiriman dapat dipantau menggunakan nomor resi melalui halaman Cek Resi Papandayan Cargo.

Dengan begitu, tim internal memiliki referensi status pengiriman tanpa harus selalu meminta pembaruan secara manual. 

5. Ada Jalur Komunikasi dan Kontrol Barang yang Jelas

Vendor yang mudah diajak bekerja bukan hanya vendor yang cepat membalas pesan. Yang lebih penting adalah kejelasan jalur ketika diperlukan klarifikasi quotation, perubahan PO, status pengiriman, atau dokumen.

Kerapian administrasi tersebut juga perlu didukung kontrol terhadap barang di lapangan.

Pada proses Papandayan Cargo, setiap koli menggunakan label identifikasi dan barang ditempatkan berdasarkan zona rute sebelum masuk proses konsolidasi. Label membantu menjaga identitas kiriman selama handling, sedangkan route zoning membantu memisahkan barang berdasarkan tujuan.

Dengan begitu, informasi pengiriman tidak hanya berhenti pada quotation atau PO, tetapi ikut diterjemahkan menjadi kontrol terhadap barang yang diproses.

Vendor yang Menambah atau Mengurangi Kerja Koreksi

Saat membandingkan vendor, perbedaannya dapat terlihat dari cara vendor menangani informasi sehari-hari. 

Tujuannya bukan mencari vendor yang menjanjikan tidak akan pernah ada revisi. Yang lebih penting adalah revisi maupun perubahan dapat dikelola tanpa membuat proses internal semakin rumit. 

Vendor Logistik yang Tepat Membuat Proses Lebih Mudah Dikendalikan

Memilih vendor logistik bukan hanya soal mendapatkan tarif yang sesuai. Quotation yang disetujui, informasi pada PO, barang yang diproses, status pengiriman, hingga dokumen penerimaan perlu tetap saling terhubung. 

Karena itu, vendor yang layak dipertimbangkan adalah vendor yang mampu menggabungkan administrasi yang rapi dengan kontrol operasional yang jelas. Jika masih dalam tahap membandingkan layanan secara umum, mulai dari rute, moda, tarif, tracking, hingga handling barang, baca juga tips memilih jasa ekspedisi yang tepat.

Papandayan Cargo menjalankan proses mulai dari verifikasi barang, pelabelan setiap koli, pengelompokan berdasarkan rute, konsolidasi, hingga tracking dan POD sebagai bagian dari kontrol pengiriman. Dengan pendekatan tersebut, proses pengiriman tidak hanya berhenti pada perpindahan barang, tetapi juga menjaga informasi kiriman tetap dapat ditelusuri sepanjang proses.

FAQ