Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam pengiriman barang adalah dokumen penting yang memastikan semua proses berjalan lancar, efisien, dan aman. Berikut adalah panduan SOP pengiriman barang yang bisa diterapkan oleh perusahaan logistik atau ekspedisi.
- 1. Pengecekan Barang: Pastikan semua barang yang akan dikirim dalam kondisi baik. Periksa jenis, ukuran, dan jumlah sesuai dengan dokumen pengiriman.
- 2. Pengemasan: Gunakan kemasan yang sesuai, seperti kardus, plastik bubble, atau peti kayu untuk barang berat dan mudah pecah. Pastikan label pengiriman tercantum jelas pada kemasan.
- 3. Dokumen Pengiriman: Siapkan dokumen seperti faktur, resi, dan surat jalan untuk mendukung legalitas pengiriman.
2. Penerimaan dan Validasi Barang
- 1. Penerimaan Barang: Staf operasional memeriksa barang yang diterima dari pelanggan, mencocokkan dengan dokumen pengiriman.
- 2. Tanda Terima: Setelah diverifikasi, berikan tanda terima kepada pelanggan sebagai bukti penerimaan barang.
3. Penyimpanan dan Penanganan
- 1. Penyimpanan: Barang yang menunggu pengiriman harus ditempatkan di area yang sesuai, misalnya ruangan bersuhu dingin untuk produk makanan.
- 2. Penanganan Khusus: Barang seperti cairan, barang mudah pecah, atau bahan berbahaya perlu perlakuan khusus sesuai regulasi
4. Proses Pengiriman
- 1. Penjadwalan Pengiriman: Tentukan jadwal pengiriman berdasarkan rute, jenis barang, dan waktu pengiriman yang disepakati.
- 2. Pemilihan Moda Transportasi: Gunakan transportasi yang sesuai (darat, laut, atau udara) berdasarkan jenis barang dan lokasi tujuan.
- 3. Pelacakan Barang: Pastikan semua pengiriman dapat dilacak secara real-time untuk memberikan informasi akurat kepada pelanggan.
5. Pengantaran Barang
- 1. Konfirmasi Penerimaan: Setelah barang sampai, pelanggan diminta untuk menandatangani bukti serah terima.
- 2. Laporan Pengiriman: Catat status pengiriman, termasuk waktu pengantaran, kondisi barang, dan keluhan pelanggan jika ada.
6. Penanganan Keluhan dan Retur
- 1. Prosedur Keluhan: Berikan kanal komunikasi bagi pelanggan untuk melaporkan kerusakan atau masalah.
- 2. Penggantian atau Retur: Tangani pengembalian barang sesuai kebijakan perusahaan.
7. Evaluasi dan Perbaikan
- 1. Monitoring: Lakukan evaluasi rutin terhadap proses pengiriman untuk mengidentifikasi kelemahan.
- 2. Perbaikan Sistem: Terapkan inovasi seperti penggunaan teknologi untuk mempercepat proses dan meningkatkan akurasi.
Last Updated on 08/01/2026 by M Nur Cahyo
